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Tecnologia - Persone - Relazioni - Segreti

Venerdì, 28 Agosto 2015 16:31

Software di archiviazione documentale. Perchè mai più senza!

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All'inizio degli anni 2000 il mondo dell'Office Automation è una tranquilla oasi di sicurezze. Fotocopiatrici, scatole di toner e tecnici con il cacciavite in mano. Le multifunzione ci sono già, ma il loro utilizzo, in genere, è ancora limitato alle funzioni standard. La funzione di scansione è la vera novità perchè apre un mondo e permette alla macchina di utilizzare software di terze parti e di interagire con loro. Si comincia a parlare di Soluzioni.

Queste soluzioni all'inizio non si capisce esattamente che cosa siano, però siamo tutti interessati. Sono il futuro e il futuro non si può ignorare. Software di archiviazione documentale, archiviazione sostitutiva, gestione flussi, software di accounting, programmi di scansione guidata ecc.

Diverse Software House mi contattano per propormi di rivenderle, insistendo in particolare sui software di archiviazione documentale. Di solito queste Software house mi inviano un paio di tecnici-Ingegneri che hanno il compito di spiegare il software, anzi la Soluzione. La dimostrazione consiste nella spiegazione di un'interminabile sequela di particolari tecnici poco interessanti, della durata di diverse ore. La noia è dilangante. Se ne esce annoiati, ma liberati e con la sensazione che il prodotto sia invendibile perchè troppo complicato. Soprattutto non si riesce a capire come un potenziale cliente possa assorbire tutte queste informazioni e farne partecipe i propri dipendenti. Mi sembra un'impresa titanica. Per un pò di tempo faccio l'unica cosa possibile: le ignoro! (Tutte le cellule del mio corpo hanno optato per il suicidio in massa per asfissia nel caso in cui la mente abbia l'ardire di fissare un altro incontro con questi tecnici).

Poi un certo giorno devo chiudere una trattativa importante e la mia segretaria si ammala. Mi servono una serie di documenti e non li trovo. Sono disperata. Alla fine me la cavo, ma realizzo che è arrivato il momento di prendere il toro per le corna. Compro un software di archiviazione, lo studio e comincio ad usarlo. Inserisco tutti i contratti dei miei clienti, le offerte e tutti i documenti necessari per il mio lavoro commerciale.

Qualche mese dopo sono da un mio cliente per la firma di un contratto per il rinnovo del parco macchine. Al tavolo sono presenti i responsabili per la firma e la legale interna dell'azienda, la quale ad un certo punto dice: "questo contratto non può essere firmato fintanto che non ho chiara la situazione contrattuale pregressa, perchè in archivio non ho trovato nessuna copia dei precedenti contratti" (si giustifica dicendo che c'è stato un turnover di personale e molti documenti sono introvabili). Mi collego al mio software, stampiamo i contratti e chiudo la trattativa delle macchine in cui inserisco anche un primo modulo del software di archiviazione. Mi pare tutto perfetto e mi sento come San Matteo nel famoso quadro della Conversione, di Caravaggio: illuminata da un fascio di luce

e dal quel momento mai più senza!!!!

Molti Brand lamentano la carenza di vendite nel settore Soluzioni, per la mia personale esperienza penso che la proposta vada semplificata. Come diceva qualcuno, la parola convince ma l'esempio trascina: un commerciale deve avere l'abilità di far rilevare al cliente, in modo semplice ed immediato, l'utilità della soluzione e deve individuare insieme a lui i problemi pratici che la soluzione può risolvere all'interno della specifica azienda. I tecnici e gli ingegneri che dimostrano i software  devono intervenire e sono necessari, ma solo in una seconda fase. Se la sequenza si inverte, cioè arrivano prima i tecnici e poi il commerciale, si ottiene l' effetto contrario, il cliente si spaventa e le trattative o si bloccano o diventano interminabili.

Letto 557 volte Ultima modifica il Mercoledì, 26 Agosto 2015 17:22
Maria Teresa

Lavoro nel settore office da molti anni. Conosco tutto e quasi tutti. Mi occupo della parte commerciale e relazionale.

Le mie più grandi passioni sono il mio lavoro, la psicologia e la letteratura. Potrebbero sembrare argomenti distanti, invece si integrano perfettamente. Ogni cliente, fornitore o collega, prima di essere un ruolo, è una persona ed ogni persona nasconde interi mondi da scoprire. La persona è per me centrale in ogni tipo di relazione e nel mio lavoro.

Scriverò su questo blog articoli per spiegare con la massima semplicità argomenti tecnici del settore, spesso ignoti ai più. Affronterò tematiche riguardanti le relazioni umane in ambito lavorativo e talvolta analizzerò la società in generale, ma solo qualora le mie evidenze possano rappresentare uno spunto di riflessione per chi legge.

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Aaron si occupa di tecnologia, servizi e soluzioni printing. L'interfaccia con il cliente è quasi sempre il venditore e la conoscenza, tra cliente e fornitore, si limita spesso a questa relazione. Il mondo Aaron, i suoi valori, le sue abilità, le sue competenze rimangono pressoché sconosciuti.

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Il sito è sicuramente una vetrina che favorisce questa conoscenza, tuttavia è parziale perché spesso impersonale e incentrato sui prodotti. Abbiamo scelto di creare questo blog per presentare la nostra realtà dando voce alle persone.

L'esperienza delle persone ha un grande valore e contiene conoscenza. Poterla esprimere e condividere è la giusta via per non sprecarla.

Abbiamo pensato, anzi, di coinvolgere in questo processo anche i nostri colleghi dealer, eliminando divisioni e diffidenze (un altro dealer è sempre un tuo potenziale concorrente che in qualunque momento può attaccare il tuo ego in un suo naturale prolungamento: i tuoi clienti) ed aprendo relazioni dove il “sapere” può essere condiviso per creare nuovo valore.

Riteniamo sia importante anche dare più visibilità all'intera categoria del mondo office, per far conoscere alle aziende del mercato lo spirito che ci anima e le nostre specifiche competenze.

Siamo convinti che in questo viaggio scopriremo e vi faremo scoprire nuovi segreti fin qui rimasti sommersi.

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