Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti quali differenze
11 Ott 2023 - Aggiornato il: 01 Dicembre 2023

Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti: quali differenze?

Se ne sente sempre più spesso parlare ma in molti casi non si hanno idee ben chiare a riguardo. Diversamente da ciò che molti credono, digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti non sono la stessa cosa.

La differenza è prima di tutto di carattere tecnico ma non solo. In questo articolo cercheremo di capire che cosa le distingue, vedendo inoltre alcuni esempi per comprendere quando è opportuno applicare l’una piuttosto che l’altra.

Prima di approfondire le tecniche e i metodi di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi è fondamentale rispondere a queste domande chiave:

  • Che cosa si intende per digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti?
  • Perché è importante la digitalizzazione?
  • Quali sono i benefici della digitalizzazione?

Iniziamo.

Che cosa si intende per digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti?

La digitalizzazione dei documenti è il processo di conversione dei documenti cartacei o di altri formati fisici in formati digitali. I documenti digitalizzati possono essere memorizzati in vari formati, come PDF, JPEG o TIFF. L’obiettivo principale della digitalizzazione è rendere i documenti accessibili in formato elettronico, consentendo di archiviarli, cercarli, condividerli e manipolarli in modo più efficiente e conveniente.

La dematerializzazione dei documenti invece, è un passo ulteriore nella gestione documentale. Questo processo non si limita semplicemente a convertire documenti fisici in formati digitali, ma mira a eliminare del tutto la necessità di documenti fisici. In altre parole, la dematerializzazione cerca di trasformare i documenti in dati digitali che possono essere gestiti in modo completamente elettronico. Questo processo può coinvolgere la creazione di documenti digitali nativi, senza mai generare documenti fisici

Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti

La dematerializzazione e digitalizzazione sono due concetti strettamente legati che rivestono un ruolo cruciale nella trasformazione delle pratiche aziendali e nella gestione dei documenti nell’era digitale. Pur condividendo alcuni obiettivi comuni, come la riduzione della carta e l’ottimizzazione dei processi, presentano differenze significative nei loro approcci e applicazioni.

Ma prima di approfondire tali differenze, è opportuno capire quali benefici offrono e perché sono due pratiche importanti da implementare in un contesto organizzativo.

Perché è importante la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti?

L’importanza della digitalizzazione e della dematerializzazione risiede nella sua capacità di trasformare e migliorare numerosi aspetti dell’archiviazione e della gestione dei documenti. Entrambe consentono di migliorare l’efficienza, la produttività e la competitività delle aziende e, al tempo stesso, ridurre i costi associati all’archiviazione fisica dei documenti, migliorare la sicurezza dei dati e facilitare la conformità normativa.

Quali sono i benefici della digitalizzazione e della dematerializzazione? 

I vantaggi di entrambe le pratiche sono significativi.

  • Riducono i costi di archiviazione fisica,
  • semplificano la condivisione e la collaborazione dei documenti,
  • migliorano l’accesso alle informazioni.
  • rendono più efficienti i processi aziendali.

La digitalizzazione, in particolare, offre la possibilità di automatizzare ulteriormente i processi grazie all’elaborazione dei dati strutturati.

La dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti svolgono un ruolo fondamentale nell’ottimizzazione delle operazioni aziendali e nella gestione dell’informazione. La scelta tra i due approcci dipende dalle esigenze specifiche dell’organizzazione e dall’obiettivo desiderato, ma entrambi contribuiscono a portare le aziende verso un futuro sempre più digitalizzato.

Tecniche metodi e principali differenze tra digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti

principali aspetti che differenziano la digitalizzazione dalla dematerializzazione dei documenti si riassumono in linea di massima in tre punti essenziali che cerchiamo di riassumere di seguito.

  • La dematerializzazione richiede un processo capace di convertire i documenti cartacei in corrispettivi digitali. L’operazione viene nella maggior parte dei casi realizzata con l’ausilio di appositi device professionali, primi tra tutti gli scanner o le stampanti multifunzione dotate anch’esse di unità destinata alla scansione. Il processo di dematerializzazione può anche essere eseguito con dispositivi quali i tablet o gli smartphone che, grazie ad apposite App, possono all’occorrenza scansionare i documenti, inviando successivamente i file prodotti a un sistema che li gestisce e li conserva.
  • Nella maggior parte dei casi, il processo di dematerializzazione si limita a creare documenti informatici in formato immagine, come il .jpg, il .tiff o il .pdf. Sono rari i casi in cui viene prodotto un formato elaborabile, come ad esempio l’XML. Questo aspetto limita enormemente la successiva capacità di elaborare i documenti dematerializzati, creando di fatto una serie di svantaggi.
  • Il processo di dematerializzazione richiede la distruzione dei documenti cartacei originali. In determinati contesti, l’operazione deve essere realizzata seguendo precisi standard. Un esempio è lo standard DIN 32757 che regolamenta la frammentazione dei documenti cartacei contenenti dati relativi alla privacy e quindi sensibili.

Digitalizzazione VS dematerializzazione: quando applicare l’una, quando l’altra

Vediamo a questo punto alcuni casi in cui è opportuno applicare la digitalizzazione rispetto alla dematerializzazione.

Il DMEF 17 giugno 2014 ha stabilito che è possibile conservare esclusivamente in formato digitale le fatture di vendita e di acquisto. Ciò in concreto significa che oltre alla digitalizzazione delle fatture emesse e ricevute in corso d’anno, è possibile dematerializzare le fatture di vendita e di acquisto degli anni pregressi.

Nel 2019 è stato inoltre introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica B2B/B2C che, per legge, prevede che le fatture di vendita e di acquisto siano prodotte in solo formato XML, siano trasmesse tramite il sistema di interscambio e siano conservate unicamente in formato digitale.

La dematerializzazione di anni pregressi può essere adottata anche per altri documenti fiscali. È il caso delle bolle di accompagnamento, dei modelli delle dichiarazioni dei redditi e IVA, dei modelli di pagamento F24 e di svariati altri documenti.

Cosa accade con la corrispondenza? Il Codice Civile prevede che le lettere e i telegrammi ricevuti e spediti debbano essere conservati per almeno dieci anni. I messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC), così come accade con le e-mail, vanno conservati in solo formato digitale. In caso contrario, potrebbero non essere opponibili a terzi.

Quando contratti e scritture private sono redatti su carta conviene invece non procedere con il processo di dematerializzazione perché determinati aspetti riguardanti la sottoscrizione non possono essere convertiti in formato digitale. L’esempio tipico riguarda la pressione della firma.

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