Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti: quali differenze?
Se ne sente sempre più spesso parlare ma in molti casi non si hanno idee ben chiare a riguardo. Diversamente da ciò che molti credono, digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti non sono la stessa cosa.
La differenza è prima di tutto di carattere tecnico ma non solo. In questo articolo cercheremo di capire che cosa le distingue, vedendo inoltre alcuni esempi per comprendere quando è opportuno applicare l’una piuttosto che l’altra.
Principali differenze tra digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti
I principali aspetti che differenziano la digitalizzazione dalla dematerializzazione dei documenti si riassumono in linea di massima in tre punti essenziali che cerchiamo di riassumere di seguito.
- La dematerializzazione richiede un processo capace di convertire i documenti cartacei in corrispettivi digitali. L’operazione viene nella maggior parte dei casi realizzata con l’ausilio di appositi device professionali, primi tra tutti gli scanner o le stampanti multifunzione dotate anch’esse di unità destinata alla scansione. Il processo di dematerializzazione può anche essere eseguito con dispositivi quali i tablet o gli smartphone che, grazie ad apposite App, possono all’occorrenza scansionare i documenti, inviando successivamente i file prodotti a un sistema che li gestisce e li conserva.
- Nella maggior parte dei casi, il processo di dematerializzazione si limita a creare documenti informatici in formato immagine, come il .jpg, il .tiff o il .pdf. Sono rari i casi in cui viene prodotto un formato elaborabile, come ad esempio l’XML. Questo aspetto limita enormemente la successiva capacità di elaborare i documenti dematerializzati, creando di fatto una serie di svantaggi.
- Il processo di dematerializzazione richiede la distruzione dei documenti cartacei originali. In determinati contesti, l’operazione deve essere realizzata seguendo precisi standard. Un esempio è lo standard DIN 32757 che regolamenta la frammentazione dei documenti cartacei contenenti dati relativi alla privacy e quindi sensibili.
Digitalizzazione VS dematerializzazione: quando applicare l’una, quando l’altra
Vediamo a questo punto alcuni casi in cui è opportuno applicare la digitalizzazione rispetto alla dematerializzazione.
Il DMEF 17 giugno 2014 ha stabilito che è possibile conservare esclusivamente in formato digitale le fatture di vendita e di acquisto. Ciò in concreto significa che oltre alla digitalizzazione delle fatture emesse e ricevute in corso d’anno, è possibile dematerializzare le fatture di vendita e di acquisto degli anni pregressi.
Nel 2019 è stato inoltre introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica B2B/B2C che, per legge, prevede che le fatture di vendita e di acquisto siano prodotte in solo formato XML, siano trasmesse tramite il sistema di interscambio e siano conservate unicamente in formato digitale.
La dematerializzazione di anni pregressi può essere adottata anche per altri documenti fiscali. È il caso delle bolle di accompagnamento, dei modelli delle dichiarazioni dei redditi e IVA, dei modelli di pagamento F24 e di svariati altri documenti.
Cosa accade con la corrispondenza? Il Codice Civile prevede che le lettere e i telegrammi ricevuti e spediti debbano essere conservati per almeno dieci anni. I messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC), così come accade con le e-mail, vanno conservati in solo formato digitale. In caso contrario, potrebbero non essere opponibili a terzi.
Quando contratti e scritture private sono redatti su carta conviene invece non procedere con il processo di dematerializzazione perché determinati aspetti riguardanti la sottoscrizione non possono essere convertiti in formato digitale. L’esempio tipico riguarda la pressione della firma.
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