Digitalizzazione documenti aziendali: ecco come farla
La digitalizzazione dei documenti aziendali, un processo ormai in atto da svariati anni e che sta conoscendo un progressivo slancio, costituisce una enorme opportunità per le piccole e medie imprese ma anche per le grandi aziende e per la Pubblica Amministrazione. Innanzitutto in termini di minori costi.
In secondo luogo, per una ottimizzazione della gestione documentale nel suo complesso, che diviene così più fruibile, più snella e di più facile accesso a tutti gli attori coinvolti in prima persona nell’operato quotidiano delle diverse realtà, tanto che si tratti di piccole e medie imprese quanto che si tratti della Pubblica Amministrazione o di aziende di grandi dimensioni.
Ma qual è a oggi lo stato dell’arte nel nostro Paese? Quale il livello di digitalizzazione raggiunto finora? Perché è importante la digitalizzazione? Quali sono i principali vantaggi della digitalizzazione dei documenti aziendali? E, soprattutto, che tipo di soluzioni di gestione documentale sono attualmente disponibili per le diverse organizzazioni? Nei prossimi paragrafi cercheremo di rispondere a tutti questi interrogativi così da comprendere meglio il motivo di questa scelta.
SOMMARIO:
Digitalizzazione documenti aziendali: ecco come farla. Tips e vantaggi
- Digitalizzazione delle aziende italiane: a che punto siamo?
- Come digitalizzare la propria azienda? Le soluzioni IT per la digitalizzazione
- Soluzioni di gestione documentale di ultima generazione
- Perché è importante la digitalizzazione dei documenti?
- AARON Technology: soluzioni per la digitalizzazione dei documenti e non solo
Digitalizzazione delle aziende italiane: a che punto siamo?
È ormai chiaro che la Digital Transformation è un processo a cui ci si deve per forza di cose allineare nel più breve tempo possibile, pena il rischio di rimanere pesantemente indietro, con tutte le conseguenze che possono derivarne in termini di competitività sul mercato. Ciò vale soprattutto e per ovvie ragioni per le realtà professionali, siano esse di grande entità o piccole e medie imprese. I tempi mutano, insomma, e insieme a loro le tecnologie e le stesse opportunità di business che possono scaturirne. Ma ad oggi qual è lo status quo della digitalizzazione delle aziende del nostro Paese? E come fare per digitalizzare la propria azienda?
Secondo l’ultimo report redatto dalla Bei, la Banca europea per gli investimenti, l’Italia è in ritardo nel processo di Digital Transformation in atto rispetto alla media UE, con un minor utilizzo di tecnologie di ultima generazione, tra cui l’Intelligenza Artificiale e i Big Data.
Secondo quanto puntualizzato da altri report, tra cui il Rapporto Istat 2021, il nostro Paese si dimostra ancora carente sul fronte della professionalità e delle competenze digitali rispetto alla media europea. In Italia servono più professionisti ICT qualificati.
Entrambe le tendenze negative possono tuttavia essere invertite e la piena digitalizzazione delle aziende italiane può divenire un obiettivo pienamente raggiungibile. Ma per accrescere progressivamente il loro livello di digitalizzazione le grandi, piccole e medie imprese, così come la Pubblica Amministrazione, devono essere ben consapevoli delle soluzioni disponibili a cui possono ricorrere.
Come digitalizzare la propria azienda? Le soluzioni IT per la digitalizzazione
Quali sono le attuali soluzioni IT per la digitalizzazione delle aziende su cui le varie realtà professionali possono far affidamento? Per poter abbracciare appieno la il processo di Digital Transformation, le imprese devono adottare più tecnologie simultaneamente. Tra le indispensabili è possibile ad esempio annoverare:
- le soluzioni di gestione documentale. Si tratta di software che consentono di scansionare documenti originariamente cartacei creando così un archivio digitale di facile accesso e aiutando, in questo modo, a risparmiare tempi e costi. Con queste tecnologie si riesce a rendere più efficiente il workflow documentale interno alle diverse realtà professionali;
- il Cloud Computing. Sotto il termine di Cloud Computing sono inclusi servizi di vario genere che aiutano a rendere più efficiente l’operatività quotidiana di qualsiasi impresa, rivelandosi uno strumento fondamentale per i contesti che lavorano anche in modalità Smart Working;
- la connettività ultraveloce. È impossibile pensare alla digitalizzazione delle aziende senza far riferimento alle tecnologie che permettono ai dati di viaggiare in rete. Sotto questo punto di vista, la connettività ultraveloce aiuta a semplificare il lavoro quotidiano delle imprese in maniera significativa.
Soluzioni di gestione documentale di ultima generazione
La gestione documentale resta una delle priorità assolute per tutte le imprese che desiderano compiere una svolta reale, accelerando così il rispettivo processo di digitalizzazione interna. La tecnologia viene abbondantemente incontro alle realtà professionali, fornendo loro strumenti all’avanguardia per raggiungere l’ambito obiettivo.
L’odierno mercato propone svariate soluzioni IT per le aziende che sono specificatamente pensate per la gestione documentale. Ognuna di esse ha naturalmente le proprie caratteristiche e funzionalità, con il comune denominatore di essere tutte pensate per incrementare il livello di digitalizzazione delle realtà imprenditoriali che le implementano.
Nel ventaglio di soluzioni di gestione documentale a oggi fruibili a livello professionale, Scanshare si rivela un’eccellente opzione, perché in grado di far fronte alle necessità di un gran numero di contesti imprenditoriali. Ma approfondiamo il perché, vedendo insieme alcuni vantaggi garantiti da questo prodotto per la gestione documentale. Uno strumento come Scanshare:
- assicura un aumento della produttività. Soluzioni IT per le aziende come questa, difatti, consentono di scansionare i documenti, di elaborarli e di archiviarli in tempi rapidi;
- rende possibile una conversione immediata dei documenti cartacei tramutandoli in documenti digitali che possono eventualmente essere modificati in caso di necessità;
- è user friendly e dotato di un’interfaccia intuitiva a prova di utenti di qualsiasi livello;
- si basa su tecnologie di ultima generazione, così da permettere di accrescere la competitività dell’impresa grazie all’ottimizzazione della sua operatività.
Una soluzione IT che può essere quindi definita su misura perché capace di offrire una risposta efficace ai diversi bisogni che possono presentarsi nella gestione documentale di una azienda. Per maggiori informazioni tecniche sul prodotto, invitiamo a visitare la pagina del nostro sito dedicata a Scanshare.
Perché è importante la digitalizzazione dei documenti?
Oggi la digitalizzazione e la gestione documentale è un tema che racchiude l’esigenza di ogni settore.
Il passaggio dalla carta al digitale è fondamentale per rendere più efficienti i processi di gestione e di ricerca dei documenti e, al contempo, limitare gli sprechi.
Un’azienda che passa alla digitalizzazione è un’impresa che decide consapevolmente di semplificare la gestione del materiale conservato ottimizzando al contempo l’intera organizzazione interna.
Ma vediamo quali sono nel dettaglio i vantaggi per un’azienda nel procedere alla dematerializzazione dei documenti così da comprendere appieno la necessità di adottare le diverse soluzioni IT.
Quali sono i principali vantaggi della digitalizzazione dei documenti aziendali?
I vantaggi della digitalizzazione sono molteplici e decisamente utili per ogni contesto aziendale.
La dematerializzazione dei documenti aziendali comporta:
- riduzione dei costi, di spazio e tempo
- diminuzione/ azzeramento dell’errore umano
- condivisione e modifica dei documenti in tempo reale
- facilità nell’accedere all’archivio in qualsiasi contesto
- maggior ecosostenibilità
- tracciabilità costante
- flussi documentali immediati
- aumento della produttività
- maggior raccolta di dati e analisi
- comunicazione e accessibilità semplificata
- sicurezza e protezione dei dati
All’interno di un contesto ampiamente conosciuto come quello dello Smart Working, è facile intuire quanto, in generale, la dematerializzazione dei documenti aziendali sia un beneficio per l’intera struttura organizzativa aziendale.
Il processo di dematerializzazione dei documenti deve seguire un iter normativo specifico. Vediamolo insieme.
Digitalizzazione documenti normativa
Come appena accennato, quando si dematerializza un documento aziendale convertendolo da cartaceo a digitale, quello che si ottiene è una copia. Essendo tale, non ha alcun valore dal punto di vista legale.
Le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanati dall’AgID prevedono che, un documento cartaceo può essere convertito in digitale tramite la scansione in modo tale che il risultato sia identico a quello originale.
Quando si scansiona un documento per dematerializzarlo l’equiparazione legale può essere considerata solo tramite il raffronto o la certificazione di processo.
Per certificazione di processo si intende che l’attestazione dei documenti viene equiparata legalmente solo per pacchetti (grandi quantità di documenti), mentre avviene per raffronto solo se certificato da notaio e tramite firma elettronica o sigillo elettronico.
Quali soluzioni adottare per la digitalizzazione dei documenti aziendali?
Vediamole insieme.
AARON Technology: soluzioni per la digitalizzazione dei documenti e non solo
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