Digitalizzazione dei processi aziendali: il ruolo fondamentale della stampa gestita
Se ne sente tanto parlare ma non tutte le imprese hanno le idee ben chiare a riguardo. Ci riferiamo alla digitalizzazione dei processi aziendali.
Il fine ultimo di questo tipo di innovazione è quello di garantire ai più svariati contesti professionali obiettivi quali un incremento della produttività e un maggior grado di sicurezza. Il tutto in un’ottica di sostenibilità, componente che oggi come oggi risulta cruciale.
Tra le innovazioni che riguardano da vicino la trasformazione digitale rientra a pieno titolo anche la gestione dei flussi documentali. Per allinearsi al processo in atto le imprese e, in generale, le organizzazioni di varia natura sono tutte chiamate a ripensare i tradizionali cicli cartacei, razionalizzandoli.
Per poter far fronte a una simile necessità, un ruolo di primo piano è offerto dai cosiddetti servizi di stampa gestita (Managed Print Services o MPS).
La stampa gestita nella digitalizzazione dei processi aziendali
Il flusso documentale di imprese e organizzazioni sta via via migrando verso soluzioni che fanno uso di una tecnologia funzionale come il Cloud. In concreto, non si tratta di un processo che elimina la produzione cartacea.
La rivoluzione in atto ha difatti il fine ultimo di efficientarla, ponendosi in linea con le esigenze di operatività, di produttività, di sicurezza dei dati oltre che di controllo delle procedure e dei costi che ogni realtà professionale dovrebbe perseguire.
Per poter far fronte nel migliore dei modi a un simile obiettivo, sono emersi e continuano ad affermarsi con crescente impulso i servizi di stampa gestita. I Managed Print Services sono d’altronde una soluzione perfetta per acquisire il pieno controllo del flusso documentale nei contesti professionali di ogni tipo, permettendo di automatizzare il lavoro e accrescendo così il livello di operatività aziendale nel suo complesso.
Le funzionalità dei software di Print Management
Gli appositi software usati nei servizi di stampa gestita propongono una serie di funzionalità che, prese nel loro insieme, permettono di ottimizzare il controllo del flusso documentale, supportando a tutti gli effetti la digitalizzazione dei processi aziendali.
Tra i vantaggi più significativi garantiti dai software di Print Management possiamo ad esempio annoverare:
- la semplificazione delle operazioni di Printing;
- la possibilità di monitorare le attività di stampa lanciate da tutti gli endpoint, inclusi tablet e smartphone;
- la prevenzione dei fermi macchina grazie a un monitoraggio costante dei dispositivi;
- l’elevato grado di sicurezza delle informazioni, grazie a funzioni quali l’autenticazione degli utenti tramite schede di identificazione NFC (Near Field Communication) o codice PIN;
- il controllo da remoto dei processi di stampa, attraverso soluzioni quali il Pull Printing, capaci di creare una “coda virtuale” dei documenti inviati alla stampa, assicurando così che il ritiro sia effettuato solo dall’utente che può autenticarsi fisicamente.
Quelle appena elencate sono alcune delle molteplici funzionalità che rendono i servizi di stampa gestita una delle migliori proposte a oggi disponibili a sostegno della digitalizzazione dei processi aziendali.
A qualsiasi impresa interessata, ricordiamo che AARON Technology è in grado di offrire alla propria clientela business delle innovative soluzioni per la gestione documentale che includono anche i Print Managed Services. Per informazioni a riguardo, è sufficiente contattarci.