Gestione documentale con M-Files: perché conviene adottarla
Le numerose funzionalità e caratteristiche di cui oggi dispongono le stampanti multifunzione con scanner e le fotocopiatrici multifunzione, come ad esempio la possibilità di inviare i documenti scannerizzati a indirizzi della rete locale aziendale o a caselle di posta elettronica e a server web, e anche la capacità di funzionare da archivio in rete, hanno fatto nascere la necessità di strumenti software per la gestione documentale.
Si tratta più esattamente di tool che consentono di non lasciare che i documenti stampati o scannerizzati rimangano esclusivamente legati al procedimento per cui sono arrivati o partiti dalla stampante multifunzione, ma possano essere scambiati, aggiornati in tempo reale, condivisi, archiviati anche da remoto o in mobilità, oltre che integrati rapidamente in applicazioni aziendali standard o customizzate.
Una piccola quanto utile rivoluzione tecnologica che permette di gestire al meglio la documentazione prodotta nelle attività quotidiane di un’impresa. Tutto questo presenta infatti l’enorme vantaggio di snellire e di accelerare le procedure di gestione dei documenti aziendali, il che si riflette positivamente sulla produttività del contesto operativo nel suo complesso.
Tra gli strumenti software disponibili, molto interessante risulta essere M-Files, un software di archiviazione documenti (per l’esattezza è un Enterprise Content Management) per Microsoft Windows che include un’interfaccia web ed è disponibile sia per Linux che per Macintosh.
La disponibilità di un’interfaccia web consente l’utilizzo anche in mobilità e da remoto, rendendo questo strumento estremamente utile anche per chi svolge le sue mansioni in modalità Smart Working.
Il potente motore di archiviazione integrato rende inoltre semplici operazioni come l’acquisizione o la condivisione dei documenti aziendali. Approfondiamo la conoscenza del software.
SOMMARIO:
Gestione documentale con M-Files: perché conviene adottarla
- L’importanza della conservazione digitale dei documenti aziendali
- Gestione documentale in Smart Working
- Che cos’è M-Files
- Perché M-Files: funzionalità del software di gestione documentale
- Un software conforme al GDPR
- I vantaggi dell’essere un software di gestione documentale open source
- La conservazione digitale dei documenti è sicura con M-Files?
- Buoni motivi per scegliere un software di archiviazione come M-Files
- AARON Technology, il partner ideale per i tuoi sistemi di gestione documentale
L’importanza della conservazione digitale dei documenti aziendali
Prima di addentrarci in una conoscenza più approfondita di un software di gestione documentale come M-Files, soffermiamoci per qualche istante sul perché per un’impresa di qualsiasi entità è importante mettere in atto un processo di conservazione digitale dei propri documenti.
Sono molti anni che si parla di conservazione digitale dei documenti aziendali e, in generale, di qualsiasi tipo di organizzazione. Il tema è comunque saltato alla ribalta con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica che ha interessato un’ampia moltitudine di utenti professionali.
La conservazione digitale è un processo fondamentale perché riesce a soddisfare svariate esigenze, in primis quella di garantire l’integrità di un documento e di assicurare la sua leggibilità nel tempo, anche a distanza di anni.
Inoltre, una gestione documentale di questo genere rende attuabile la consultazione di qualsiasi tipo di documento anche a distanza. Si dimostra quindi uno strumento di primaria rilevanza nell’attuale contesto operativo che punta con crescente interesse su modalità di lavoro agile.
Gestione documentale in Smart Working
Fino ad alcuni anni fa, il concetto di Smart Working era appannaggio di pochi contesti. Erano davvero poche le realtà professionali ad adottare questa modalità operativa di svolgimento delle mansioni lavorative. Il quadro è radicalmente cambiato negli ultimi tempi, conoscendo una spinta propulsiva con la recente emergenza sanitaria correlata alla diffusione su scala globale del Covid-19. Allo stato attuale, le carte in tavola sono del tutto cambiate e il lavoro agile, o Smart Working che lo si voglia chiamare, è destinato a perdurare e a essere adottato da un crescente numero di datori di lavoro.
Se da un lato i vantaggi derivanti dallo Smart Working sono numerosi, dall’altro questa modalità operativa ha avuto un forte impatto sui processi aziendali, rendendo necessario l’utilizzo di soluzioni appositamente pensate per consentire ai collaboratori di un’impresa di lavorare a prescindere dal luogo in cui si trovano.
Una delle principali problematiche che si è palesata per le aziende è stata per l’appunto quella di fornire ai propri dipendenti uno strumento capace di garantire una corretta gestione documentale da remoto. Non solo in termini di semplice archiviazione ma anche di revisione a distanza degli stessi. Fortunatamente la tecnologia, come spesso accade, è riuscita ad aggirare l’ostacolo con soluzioni specifiche per poter fronteggiare simili necessità. Il tal senso, M-Files può essere considerato uno degli strumenti più idonei per garantire una gestione documentale ottimale anche da casa o da dovunque i lavoratori di un’azienda si trovino a svolgere le proprie mansioni quotidiane. Ma vediamo a questo punto il perché.
Che cos’è M-Files
M-Files è un programma di gestione documentale e di conservazione sostitutiva, multilingua e multipiattaforma, integrabile con qualsiasi sistema informativo aziendale (software gestionali, ERP e CRM) tra cui i tool di Microsoft Dynamics NAV, ma anche con alcuni CAD.
M-Files è integrato in Windows e presenta interfaccia client e web analoghe, quindi è facilmente utilizzabile dagli utenti Windows. Si tratta, insomma, di una soluzione altamente user-friendly. Una caratteristica importante dato che contribuisce a rendere il software utilizzabile dal personale dell’azienda con tempi di training ridottissimi. L’archivio crittografato dei documenti è visto e gestito come un’unità di memoria di massa, supporta il Drag & Drop e si integra perfettamente con tutte le applicazioni Microsoft Office.
Sviluppato nel 2005 da Motive Systems, negli anni M-Files ha acquisito nuove caratteristiche, tra cui il sistema di autorizzazioni, l’introduzione di un sistema di reportistica basato su SQL Server Rerporting Services e la disponibilità di un’interfaccia web per i gli apparecchi mobile (tablet e smartphone). Ad oggi è disponibile anche una versione Cloud, tecnologia sempre più utilizzata in qualsiasi contesto aziendale.
Perché M-Files: funzionalità del software di gestione documentale
M-Files è modulare, scalabile e dispone di un avanzato motore di compressione dei dati, che migliora l’utilizzo dello spazio di archiviazione sia locale che in cloud; una funzione automatica di “disaster recovery” consente di recuperare i file danneggiati o non più reperibili a causa di problemi sulle unità di memoria di massa. Inoltre supporta molti formati di documento, il che consente la gestione documentale lasciando inalterato il formato dei file, così che possano essere utilizzati e condivisi nelle applicazioni native.
Permette inoltre di stabilire collegamenti attivi con database esterni di CRM e gestionali e importazioni automatiche da cartelle, unità condivise in rete, da qualunque scanner e stampanti multifunzione, da server e client di posta elettronica.
Un’altra funzione molto utile di questo software di archiviazione documenti è la capacità di versioning, che consente la tracciabilità delle versioni di ogni documento, utile a capire, in caso di modifica inattesa di un documento, chi ne è stato l’autore o di ricostruire cronologicamente le modifiche.
M-Files è completo di workflow (gestione dei flussi documentali) per favorire il lavoro in team sugli stessi documenti e le notifiche via e-mail.
Grazie motore di ricerca integrato, rintracciare i documenti è semplicissimo: basta scrivere poche lettere del nome file nel box di ricerca veloce; inoltre è supportata la visualizzazione dinamica in qualunque struttura verticale e uno stesso documento viene reso disponibile in più cartelle (viste), mantenendone l’unicità.
Tra le altre funzionalità implementate ci sono quelle per la strutturazione dei metadati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati, relazioni tra documenti e utilizzo di raccolte e modelli.
La pianificazione di backup periodici è integrata nativamente ed è prevista la possibilità di sincronizzare tra loro più server remoti, nell’ottica di assicurare la business continuity. La sincronizzazione dei dati è possibile sia nelle installazioni Cloud che in quelle locali, anche se in quest’ultimo caso avviene alla prima riconnessione disponibile.
Un software conforme al GDPR
Le direttive correlate al Regolamento generale sulla protezione dei dati, meglio noto come GDPR, e le conseguenze che esse implicano sulla gestione documentale non preoccupano gli utenti di M-Files. Il software di archiviazione è già GDPR compliant a tutti gli effetti.
In questa soluzione per le imprese, le operazioni di estrazione e di riarchiviazione dei documenti eliminano infatti i problemi legati a eventuali modifiche fatte simultaneamente da più utenti e le versioni precedenti dei documenti sono preservate in maniera automatica. Per ciascun documento viene mantenuto un log delle modifiche con nome utente, data, ora e commenti. Vengono inoltre attribuiti automaticamente nomi e numeri progressivi. Semplici impostazioni e permessi personalizzabili di lettura e scrittura riducono il rischio di errore umano che può portare a violare le disposizioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati. Come ulteriore feature è inoltre possibile nascondere i documenti sensibili, mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione.
I vantaggi dell’essere un software di gestione documentale open source
M-Files è una software di gestione documentale open source. Questa caratteristica non dev’essere vista come un fattore di deprezzamento, quanto, casomai, come un vantaggio e come una peculiarità che si dimostra al passo coi tempi e con i trend aziendali. Oggi come oggi, difatti, la tendenza di molte realtà imprenditoriali è proprio quella di affidarsi a soluzioni open source.
Questo non tanto per risparmiare i costi di licenza e di aggiornamento/manutenzione dei software proprietari, quanto semmai per sganciarsi da quelli che nel tempo si sono dimostrati i limiti delle soluzioni proprietarie: la dipendenza non solo economica ma anche operativa dalla software house e l’impossibilità di avere un software aggiornato nel caso di rottura del contratto o chiusura dell’azienda sviluppatrice, che costringerebbe a ricominciare da capo.
Rivolgersi all’open source consente invece di far riprendere in mano un proprio prodotto anche da terzi e integrarlo con altri software (come è ad esempio con Microsoft Dynamics NAV), nell’ottica dell’interoperabilità tra sistemi informatici.
M-Files esiste, peraltro, in due versioni: una free chiamata M-Files Express (con funzionalità limitate) e M-Files Enterprise, rivolta alle aziende.
La conservazione digitale dei documenti è sicura con M-Files?
La risposta è affermativa. Con un software di gestione documentale come M-Files, il processo di conservazione digitale può godere di un elevato grado di sicurezza. Si tratta di un aspetto di primo piano per la gestione documentale, in un momento storico in cui le imprese sono facili prede di attacchi informatici di ogni entità.
Il software consente infatti di impostare autorizzazioni e permessi specifici in modo tale da scongiurare attacchi esterni e da ridurre al minimo le possibilità di incorrere in rischi sotto il profilo della sicurezza. Molto interessante, in tal senso, è la feature a cui abbiamo accennato poc’anzi: M-Files offre l’opportunità di nascondere i documenti sensibili, a pieno vantaggio della riservatezza dei dati conservati dall’impresa utilizzatrice.
Buoni motivi per scegliere un software di archiviazione come M-Files
Abbiamo finora focalizzato la nostra attenzione sulle principali caratteristiche incluse in un innovativo software di archiviazione come la soluzione open source M-Files. Giunti a questo punto, non ci resta altro che soffermarci su una serie di buoni motivi per scegliere un programma di questo tipo per la gestione documentale della propria azienda. Volendo riassumere brevemente, tra i più significativi vantaggi offerti dalla gestione documentate con M-Files possiamo ricordare:
- la presenza di una interfaccia Windows di facile usabilità;
- la possibilità di trascinare documenti, messaggi di posta e qualunque altra tipologia di file da e verso M-Files, mediante la nota tecnica Drag & Drop;
- l’opportunità di esercitare un controllo totale su tutti i documenti;
- l’abbattimento dei tempi di ricerca dei documenti archiviati e delle relative modifiche apportate su di essi;
- l’utilizzo in modalità Smart Working (grazie a M-Files è possibile accedere ai file archiviati in qualunque momento, a prescindere dal luogo in cui ci si trova a lavorare);
- un procedimento di installazione che non comporta particolari difficoltà e non necessita, di conseguenza, di costi eccessivi;
- la riduzione dei costi aziendali derivante dalla migliore gestione documentale che rende attuabile l’investimento di energie da parte dei collaboratori in altre mansioni;
- l’integrazione con ulteriori applicazioni Windows così da supportare le svariate tipologie di file, dai documenti di Word ai fogli di calcolo di Excel, passando per i file PDF fino ai modelli CAD.
AARON Technology, il partner ideale per i tuoi sistemi di gestione documentale
Nel pieno del lancio dello Smart Working, i sistemi di gestione documentale sono ormai divenuti una soluzione adottata dalle più disparate realtà professionali. Tuttavia, non tutte le imprese sono ancora dotate di questi utilissimi strumenti che, oltre a favorire una riduzione dei costi aziendali, permettono di ottimizzare il lavoro nel migliore dei modi, dimostrandosi soluzioni altamente flessibili e altrettanto efficaci.
Se anche la tua impresa vuole mantenersi al passo con i tempi, così da restare costantemente competitiva in un mercato che si fa sempre più agguerrito, ti sarà di sicuro di aiuto ipotizzare l’adozione di sistemi di gestione documentale come M-Files. Se così fosse, puoi rivolgerti ai professionisti di AARON Technology che saranno capaci di installarti questa soluzione o, se preferisci, di proporti altri prodotti alternativi.
Per qualsiasi informazione aggiuntiva o per un preventivo senza impegno, non esitare a contattarci. Ti ricordiamo che la nostra sede si trova a Milano ma il team di AARON Technology è in realtà operativo nell’intero territorio lombardo.