L’importanza della conservazione digitale dei documenti aziendali

Prima di addentrarci in una conoscenza più approfondita di un software di gestione documentale come M-Files, soffermiamoci per qualche istante sul perché per un’impresa di qualsiasi entità è importante mettere in atto un processo di conservazione digitale dei propri documenti.

Sono molti anni che si parla di conservazione digitale dei documenti aziendali e, in generale, di qualsiasi tipo di organizzazione. Il tema è comunque saltato alla ribalta con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica che ha interessato un’ampia moltitudine di utenti professionali.

La conservazione digitale è un processo fondamentale perché riesce a soddisfare svariate esigenze, in primis quella di garantire l’integrità di un documento e di assicurare la sua leggibilità nel tempo, anche a distanza di anni.

Inoltre, una gestione documentale di questo genere rende attuabile la consultazione di qualsiasi tipo di documento anche a distanza. Si dimostra quindi uno strumento di primaria rilevanza nell’attuale contesto operativo che punta con crescente interesse su modalità di lavoro agile.

Perché M-Files: funzionalità del software di gestione documentale

M-Files è modulare, scalabile e dispone di un avanzato motore di compressione dei dati, che migliora l’utilizzo dello spazio di archiviazione sia locale che in cloud; una funzione automatica di “disaster recovery” consente di recuperare i file danneggiati o non più reperibili a causa di problemi sulle unità di memoria di massa. Inoltre supporta molti formati di documento, il che consente la gestione documentale lasciando inalterato il formato dei file, così che possano essere utilizzati e condivisi nelle applicazioni native.

Permette inoltre di stabilire collegamenti attivi con database esterni di CRM e gestionali e importazioni automatiche da cartelle, unità condivise in rete, da qualunque scanner e stampanti multifunzione, da server e client di posta elettronica.

Un’altra funzione molto utile di questo software di archiviazione documenti è la capacità di versioning, che consente la tracciabilità delle versioni di ogni documento, utile a capire, in caso di modifica inattesa di un documento, chi ne è stato l’autore o di ricostruire cronologicamente le modifiche.

M-Files è completo di workflow (gestione dei flussi documentali) per favorire il lavoro in team sugli stessi documenti e le notifiche via e-mail.

Grazie motore di ricerca integrato, rintracciare i documenti è semplicissimo: basta scrivere poche lettere del nome file nel box di ricerca veloce; inoltre è supportata la visualizzazione dinamica in qualunque struttura verticale e uno stesso documento viene reso disponibile in più cartelle (viste), mantenendone l’unicità.

Tra le altre funzionalità implementate ci sono quelle per la strutturazione dei metadati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati, relazioni tra documenti e utilizzo di raccolte e modelli.

La pianificazione di backup periodici è integrata nativamente ed è prevista la possibilità di sincronizzare tra loro più server remoti, nell’ottica di assicurare la business continuity. La sincronizzazione dei dati è possibile sia nelle installazioni Cloud che in quelle locali, anche se in quest’ultimo caso avviene alla prima riconnessione disponibile.

I vantaggi dell’essere un software di gestione documentale open source

M-Files è una software di gestione documentale open source. Questa caratteristica non dev’essere vista come un fattore di deprezzamento, quanto, casomai, come un vantaggio e come una peculiarità che si dimostra al passo coi tempi e con i trend aziendali. Oggi come oggi, difatti, la tendenza di molte realtà imprenditoriali è proprio quella di affidarsi a soluzioni open source.

Questo non tanto per risparmiare i costi di licenza e di aggiornamento/manutenzione dei software proprietari, quanto semmai per sganciarsi da quelli che nel tempo si sono dimostrati i limiti delle soluzioni proprietarie: la dipendenza non solo economica ma anche operativa dalla software house e l’impossibilità di avere un software aggiornato nel caso di rottura del contratto o chiusura dell’azienda sviluppatrice, che costringerebbe a ricominciare da capo.

Rivolgersi all’open source consente invece di far riprendere in mano un proprio prodotto anche da terzi e integrarlo con altri software (come è ad esempio con Microsoft Dynamics NAV), nell’ottica dell’interoperabilità tra sistemi informatici.

M-Files esiste, peraltro, in due versioni: una free chiamata M-Files Express (con funzionalità limitate) e M-Files Enterprise, rivolta alle aziende.

AARON Technology, il partner ideale per i tuoi sistemi di gestione documentale

Nel pieno del lancio dello Smart Working, i sistemi di gestione documentale sono ormai divenuti una soluzione adottata dalle più disparate realtà professionali. Tuttavia, non tutte le imprese sono ancora dotate di questi utilissimi strumenti che, oltre a favorire una riduzione dei costi aziendali, permettono di ottimizzare il lavoro nel migliore dei modi, dimostrandosi soluzioni altamente flessibili e altrettanto efficaci.

Se anche la tua impresa vuole mantenersi al passo con i tempi, così da restare costantemente competitiva in un mercato che si fa sempre più agguerrito, ti sarà di sicuro di aiuto ipotizzare l’adozione di sistemi di gestione documentale come M-Files. Se così fosse, puoi rivolgerti ai professionisti di AARON Technology che saranno capaci di installarti questa soluzione o, se preferisci, di proporti altri prodotti alternativi.

Per qualsiasi informazione aggiuntiva o per un preventivo senza impegno, non esitare a contattarci. Ti ricordiamo che la nostra sede si trova a Milano ma il team di AARON Technology è in realtà operativo nell’intero territorio lombardo.