Gestione documentale in Smart Working: come realizzarla in modo ottimale
Perché è importante implementare il software per la gestione documentale in smart working?
Da alcuni anni a questa parte lo Smart Working, noto anche come lavoro agile, è divenuto una modalità di lavoro adottata da un crescente numero di realtà professionali di ogni ambito, dal pubblico al privato. Come ben sappiamo, nel nostro Paese l’emergenza sanitaria correlata alla pandemia da Covid ha fornito un’ulteriore spinta propulsiva a questa formula di operatività che, per funzionare ha bisogno di implementare strumenti tecnologici in grado di agevolare la modalità da remoto.
Allo stato attuale, lo Smart Working è destinato a permanere divenendo sempre di più un modus operandi adottato da aziende e PMI di qualsiasi livello. Ovviamente, pur comportando il lavoro agile svariati vantaggi, per i contesti professionali che decidono di adottarlo si pongono inevitabilmente alcune questioni organizzative, in primis quella di dotare i propri collaboratori di strumenti idonei per poter realizzare le rispettive mansioni in una modalità di lavoro nuova e per di più a distanza. In questo articolo, la nostra attenzione si focalizzerà proprio su alcuni degli strumenti tecnologici attualmente a disposizione delle imprese per la gestione documentale in Smart Working.
Prima di entrare nel vivo dell’argomento è bene spiegare che cos’è la gestione documentale così che sarà più semplice comprenderne i vantaggi.
Scopriamolo insieme.
SOMMARIO:
Gestione documentale in Smart Working: come realizzarla in modo ottimale
- Che cos’è la gestione documentale?
- L’importanza di implementare una corretta gestione documentale nell’epoca del lavoro agile
- Cosa prevede il sistema di gestione documentale? I vantaggi della digitalizzazione per un’impresa
- Quali software per lo Smart Working adottare
- Software per lo Smart Working: le soluzioni di AARON Technology
Che cos’è la gestione documentale?
Si parla di “gestione documentale” quando un’applicazione lato server svolge attività di catalogazione e indicizzazione di documenti secondo algoritmi predefiniti.
La corretta gestione documentale di una azienda o PMI permette di:
• organizzare,
• condividere,
• archiviare documenti.
In questo modo viene garantita una corretta amministrazione dei documenti, dalla loro produzione, alla loro conservazione nel tempo.
Inoltre significa semplificare e velocizzare il lavoro riducendo al contempo la possibilità di errori abbattendo anche i costi interni.
L’importanza di implementare una corretta gestione documentale nell’epoca del lavoro agile
Per qualsiasi impresa, implementare una corretta gestione documentale è un compito essenziale. Ora che molti lavoratori svolgono le loro mansioni in Smart Working, l’obiettivo diviene ancor più rilevante considerato che, per poter essere pienamente operativi anche al di fuori delle mura aziendali, devono avere a propria disposizione strumenti efficienti, rapidi e sicuri per semplificare la condivisione e l’archiviazione dei documenti aziendali.
Fortunatamente la tecnologia è già in grado di proporre software per lo Smart Working estremamente versatili che garantiscono la massima accessibilità ai documenti da ogni dove e nella più totale sicurezza, permettendo così di gestire al meglio i flussi di lavoro anche da remoto, in una piena ottica di digitalizzazione.
Ma che cosa prevede io sistema di gestione documentale e soprattutto, quali vantaggi offre alle aziende che decidono di implementare gli strumenti?
Cosa prevede il sistema di gestione documentale? I vantaggi della digitalizzazione per un’impresa
In concreto, non si tratta solamente di trovare strumenti adatti a supporto della nuova modalità di lavoro agile. Il processo di digitalizzazione dei documenti offre diversi vantaggi alle imprese, tutti significativi.
Una gestione documentale digitalizzata rende a tutti gli effetti l’azienda più efficiente e più rapida, con grandi benefici in termini di produttività e di organizzazione.
Dati e informazioni dell’impresa possono essere condivisi anche all’esterno nella più totale sicurezza, consentendo una efficiente consultazione degli stessi e facilitando i flussi di lavoro, a prescindere dal luogo fisico in cui ci si trova a operare.
Quando si parla di digitalizzazione dei documenti, si deve pensare che legato a una simile opportunità c’è anche un processo di dematerializzazione che consente di:
- ridurre i costi derivanti dall’uso di carta, toner per stampanti e schedari;
- ottimizzare la gestione dello spazio disponibile per l’archiviazione tra le mura aziendali oltre che la gestione delle risorse umane.
Come ulteriori vantaggi, una corretta gestione documentale basata sulla digitalizzazione permette di:
- ottenere la massima accessibilità ai documenti aziendali da parte di qualsiasi utente autorizzato, anche in mobilità, contribuendo così a rendere lo Smart Working un vero e proprio “ufficio itinerante”, privo di vincoli spaziali o temporali;
- snellire i flussi di lavoro, dato che con l’ausilio della firma elettronica si velocizzano i passaggi approvativi di qualsiasi documento;
- reperire qualunque documento aziendale in pochi istanti effettuando delle semplici ricerche per parole chiave e riuscendo così a consultarlo in tempo reale.
Ma oggi come oggi, quali sono le soluzioni più adatte a supporto di una gestione documentale in Smart Working che risulti a tutti gli effetti rapida, efficiente e sicura? Scopriamone alcune.
Quali software per lo Smart Working adottare
L’attuale mercato IT propone svariate soluzioni per una corretta gestione documentale in Smart Working e, più in generale, nello stesso perimetro aziendale.
Nel ventaglio delle opzioni più valide possiamo annoverare:
- software per lo Smart Working specificatamente studiati per la dematerializzazione dei documenti;
- software di “Document Management” destinati alla condivisione e all’archiviazione dei documenti aziendali (soluzioni che permettono cioè di condividere i documenti, di collaborare alla loro realizzazione, di convalidarli e di archiviarli anche da remoto);
- firma elettronica che garantisce la validità di un documento digitale e consente di risalire in maniera diretta e certa alla persona che lo ha firmato;
- software per il processo di conservazione digitale.
Rispetto al processo di conservazione digitale, è opportuno ricordare che si tratta di un’operazione fondamentale perché attraverso di esso si assicura la reperibilità e l’inalterabilità dei documenti digitali di una impresa nel tempo.
L’insieme di questi software permette di mettere in atto una gestione documentale in Smart Working ottimale, senza tralasciare alcun dettaglio che possa in qualche modo compromettere o rallentare il lavoro dei dipendenti operativi da remoto. Il tutto avviene con la garanzia che i documenti aziendali non vadano persi né tantomeno sottoposti a modifiche capaci di causare la perdita di dati e di informazioni fondamentali per l’attività dell’impresa.
Grazie al supporto di simili strumenti, un’azienda diviene così pienamente organizzata anche nella nuova modalità di lavoro agile. Ma non solo: si pone in linea con il processo di digitalizzazione attualmente in corso, guadagnandone in termini di produttività ma anche di competitività.
In definitiva, un’impresa che si definisce moderna non può prescindere dall’adozione di simili soluzioni. In caso contrario, il rischio è di restare inesorabilmente indietro, con tutte le pesanti conseguenze che ciò può comportare in un mercato via via più agguerrito.
Software per lo Smart Working: le soluzioni di AARON Technology
AARON Technology è un’azienda specializzata nella fornitura di prodotti e di servizi IT per le imprese. A qualsiasi contesto professionale, indipendentemente che si tratti di realtà di grandi dimensioni o di PMI, la nostra squadra è capace di proporre le tecnologie e gli strumenti più al passo con i tempi per lo svolgimento delle proprie attività lavorative.
Come soluzioni per le nuove modalità di lavoro, possiamo offrire appositi software per lo Smart Working in grado di rispondere proattivamente a necessità quali la condivisione e l’archiviazione dei documenti aziendali. Le nostre soluzioni si dimostrano perciò ideali per supportare l’intera organizzazione aziendale, così da aiutarla ad abbinare la collaborazione e l’integrazione interna a una interazione efficace con l’esterno.
Software di gestione e archiviazione documentale M-Files
In particolare, per i sistemi di archiviazione e gestione documentale il software M-Files è un sistema di workflow management che si distingue da molte delle soluzioni IT per velocità e efficienza.
Le soluzioni di gestione documentale M-Files sono facili e intuitivi in grado di soddisfare le esigenze di business.
Utilizzando questo software l’impresa potrà beneficiare di più vantaggi, quali:
- Spazio centralizzato e accessibilità garantita
- Implementazione e integrazione con qualunque sistema informativo aziendale e con le applicazioni di Windows
- Sicurezza e modifica documenti in archivio
- Firma elettronica e digitale e importazioni da fonti esterne
- Gestione, sicurezza, archiviazione Mail PEC
Non esitare a contattarci per qualsiasi informazione a riguardo o per un preventivo senza impegno. Ti ricordiamo che la nostra sede si trova a Milano anche se il team di AARON Technology è attivo in tutto il territorio lombardo.