Gestione flussi documentali: che cos’è e come realizzarla
Siamo tutti sommersi da documenti di ogni genere nella nostra quotidianità. E se questo è evidente nella vita privata, lo è ancora di più in quella professionale. Ogni giorno imprese, professionisti, aziende, enti, organizzazioni di vario grado fanno i conti con una moltitudine di documenti: dalle fatture ai fax, dalle email alle fotocopie. Negli svariati contesti operativi nasce quindi il concetto di gestione dei flussi documentali. Ma che cosa si intende per l’esattezza con questa espressione e che come si realizza all’atto pratico? Cerchiamo di fare il punto a riguardo.
Che cosa si intende per gestione dei flussi documentali
Parlando di gestione dei flussi documentali, molti si riferiscono esclusivamente all’insieme di regole tecniche relative al protocollo informatico che riguarda per l’appunto la gestione dei documenti di un’organizzazione nel suo complesso. In realtà una simile definizione risulta alquanto limitativa.
L’attività di gestione dei flussi documentali, infatti, ingloba tutte le azioni che, mediante l’uso di appositi software e procedure specifiche, permettono di gestire l’intera gamma della documentazione in modo digitale, a partire dal monitoraggio fino all’archiviazione. Il fine ultimo è innanzitutto quello di ridurre in maniera considerevole la quantità di carta, procedendo a un vero e proprio processo di dematerializzazione. Ma dietro la gestione dei flussi documentali si celano anche altri importanti obiettivi, come ad esempio una più rapida ricerca della documentazione da parte dei suoi utilizzatori, senza dover ricorrere ad archivi fisici che occupano spazio fisico e sono molto spesso dispersivi, oltre a comportare il rischio di smarrimento o di distruzione di dati importanti.
Un rischio che attraverso l’utilizzo di opportuni strumenti tecnologici viene invece annullato, considerata la possibilità di effettuare backup costanti, nella maggior parte dei casi quotidiani.
Software per la gestione dei flussi documentali
L’ottimizzazione dell’intero flusso avviene mediante l’uso di sofisticati sistemi di gestione e di archiviazione documentale, noti anche come DMS (Document Management System). Queste soluzioni offrono tutti gli strumenti necessari per organizzare e per gestire in maniera funzionale la documentazione che giorno dopo giorno gravita all’interno di imprese, di strutture e di organizzazioni appartenenti ai più svariati ambiti.
In concreto, gli appositi software per la gestione documentale permettono di scansionare, di stampare, di archiviare, di inviare e di condividere qualsiasi tipologia di documento. Si tratta quindi di soluzioni all-in-one che rendono possibile l’amministrazione e la fruibilità simultanea per più utenti di informazioni preziose quali fax, documenti cartacei, e-mail, immagini e diversi altri contenuti digitali.
Nel pieno dell’epoca della digitalizzazione, risulta evidente come per qualsiasi organizzazione o struttura dotarsi di strumenti di questo genere rappresenti non solo una scelta funzionale ma anche una reale necessità per restare costantemente e proattivamente al passo con i tempi, dimostrandosi innovativi oltre che competitivi. Il tutto per mettere in atto una policy di reale efficienza operativa, dall’importante valore strategico.
Nel ventaglio di soluzioni IT proposte alla nostra clientela business, noi di AARON Technology offriamo anche sistemi di gestione e di archiviazione documentale, capaci di contribuire a semplificare e a velocizzare il lavoro, riducendo le possibilità di errore oltre ad abbattere i costi interni. Per maggiori informazioni a riguardo o per qualsiasi altra necessità, basta solo contattarci.