Gestione Mail PEC in azienda: come conservarle a norma di legge
Da diversi anni a questa parte aziende, imprenditori e lavoratori autonomi si sono abituati all’uso della PEC.
Come ben sappiamo ormai, con il termine “PEC”, acronimo di Posta Elettronica Certificata, si identifica un particolare tipo di email che conferisce valore legale alle comunicazioni elettroniche.
Trattandosi di uno strumento con valenza giuridica, la gestione della Mail PEC va intesa come una parte integrante dei processi documentali di una qualsiasi realtà aziendale e imprenditoriale.
La PEC non può quindi essere trattata come una comune email, tanto che la legge prevede delle regole per la sua corretta gestione.
In questo articolo focalizzeremo nello specifico l’attenzione su come conservare la PEC.
SOMMARIO:
Gestione Mail PEC in azienda: come conservarle a norma di legge
- Problematiche nella gestione Mail PEC aziendale
- Processi di gestione della Mail PEC: la conservazione
- Come conservare la PEC legalmente
- Conservazione digitale a norma con un software di gestione delle PEC
- PecOrganizer: l’asso nella manica per la gestione delle Mail PEC in azienda
- Gestione delle Mail PEC nella tua impresa: rivolgiti ad AARON Technology
Problematiche nella gestione Mail PEC aziendale
In genere, i dipendenti di una impresa sono tutti dotati di una propria casella di posta aziendale nominativa.
Con una certa frequenza accade anche che i vari collaboratori si trovino a gestire non solo la classica email ma anche una casella di Posta Certificata.
In questi casi, possono allora subentrare delle difficoltà. D’altronde, non tutti i dipendenti sanno come funziona la corretta gestione della Mail PEC aziendale.
Le problematiche che possono presentarsi sono svariate: dalla semplice gestione delle ricevute generate dalla Posta Certificata fino all’uso di caselle non nominali ma condivise, a cui accedono più utenti simultaneamente.
Essendo la PEC uno strumento con valenza legale ne consegue che la sua gestione è particolarmente delicata e va quindi organizzata basandosi su una metodologia ben strutturata.
Una delle operazioni gestionali più importanti che riguardano la Posta Certificata è il suo processo di conservazione. Entriamo nel dettaglio di come conservare la PEC.
Processi di gestione della Mail PEC: la conservazione
La normativa vigente stabilisce che tutti i documenti con valore giuridico di una azienda vadano archiviati e conservati per un determinato periodo di tempo e secondo apposite modalità.
Essendo un documento con carattere legale, l’obbligo di conservazione si estende anche alla PEC. Nel caso della Posta Certificata, la legge stabilisce che essa debba essere archiviata e conservata per almeno dieci anni.
Occorre prestare attenzione a quanto stabilito dalla normativa. Spesso infatti si ha la tendenza a credere che come conservazione si intenda il semplice salvataggio delle PEC direttamente sulla casella online, su un Hard Disk o su un server aziendale.
A prescindere dal fatto che il Provider di Posta Certificata è tenuto a conservarla sui propri server solo per trenta mesi, è opportuno sapere che il salvataggio sulla casella online così come su spazi disco tradizionali o su server aziendali non rappresenta una procedura riconosciuta legalmente.
La stessa prassi di stampare le PEC, creando un archivio cartaceo, non può essere considerata corretta sotto il profilo legale. La Posta Elettronica Certificata nasce infatti come documento digitale. Anche il suo processo di conservazione deve perciò rimanere digitale. Come fare allora?
Come conservare la PEC legalmente
A differenza di altri documenti nativi digitali, come ad esempio le fatture elettroniche, la mancata conservazione della Posta Elettronica Certificata non è soggetta a sanzione. Una corretta conservazione è tuttavia fondamentale per le varie organizzazioni. Il motivo è semplice.
La corretta conservazione delle PEC permette più precisamente di estendere nel tempo i vantaggi che derivano da un simile strumento. Si pensi ad esempio ai benefici che si possono trarre dal recapito della PEC.
Conservare la Posta Certificata a norma di legge consente ai suoi utilizzatori di poter fruire dell’estensione per dieci anni del valore legale correlato alla notifica di recapito o mancato recapito. È facile intuire quanto questo beneficio possa essere rilevante per un’azienda ai fini legali, in caso di controversie o in contesti analoghi.
Per un’impresa risulta quindi indispensabile avere una chiara consapevolezza su come conservare la PEC legalmente, così da estenderne i vantaggi nel tempo.
Per le aziende si profila una duplice opportunità:
- organizzare il processo di conservazione internamente;
- affidarne la conservazione a un fornitore esterno.
Per facilitare il processo, la maggior parte delle organizzazioni opta per affidare il servizio di conservazione all’esterno a imprese specializzate, dotate di tutte le competenze legali, tecnologiche e organizzative del caso.
All’atto pratico il processo deve basarsi su procedure di inoltro delle PEC al servizio di conservazione, che risultino nel contempo le più automatiche possibili oltre che facilmente monitorabili.
Per gestire l’intero workflow aziendale, a disposizione delle imprese esistono dei software di gestione delle caselle PEC abilitati all’invio della Posta Certificata ai fini della conservazione ma anche ad altre importanti funzionalità gestionali.
Conservazione digitale a norma con un software di gestione delle PEC
Un software di gestione delle caselle PEC si configura come lo strumento ideale per fornire alle imprese quel bagaglio di procedure informatiche e organizzative di cui esse necessitano per estendere nel tempo il valore legale della propria Posta Elettronica Certificata.
Un software di gestione delle PEC assicura l’inalterabilità dei messaggi di Posta Certificata che vengono esportati e inviati in maniera automatica verso i servizi di conservazione digitale dedicati. La conservazione viene così eseguita a norma di legge, mantenendo immutato il valore legale delle PEC.
PecOrganizer: l’asso nella manica per la gestione delle Mail PEC in azienda
PecOrganizer è uno tra i software più adottati per la gestione delle caselle PEC.
Il programma non solo consente alle imprese di conservare la propria Posta Certificata a norma di legge ma offre loro la possibilità di risolvere proattivamente le svariate problematiche relative all’uso e all’automatizzazione di tutto il flusso delle PEC aziendali.
Per ciò che riguarda il processo di conservazione, un software di gestione delle PEC come PecOrganizer è capace di archiviare centralmente caselle di operatori di Posta Elettronica Certificati diversi. Inoltre, il software si occupa di:
- inviare le PEC ai conservatori designati;
- ricevere gli avvisi sullo stato del processo di conservazione;
- visualizzare lo stato di conservazione accanto a ogni messaggio di Posta Certificata;
- recuperare, in determinati casi, la copia conservata legalmente.
Il tutto avviene in un unico ambiente di lavoro che rende possibile una gestione multi-Account e multi-Provider.
Tra i punti di forza di un software di gestione delle PEC come PecOrganizer si possono annoverare:
- la massima tutela della privacy;
- un livello di sicurezza elevatissimo contro ogni possibile minaccia informatica;
- l’interazione con i principali software gestionali, per poter gestire invii massivi con procedure automatizzate.
Gestione delle Mail PEC nella tua impresa: rivolgiti ad AARON Technology
AARON Technology è una realtà di Milano impegnata da anni nella fornitura di soluzioni documentali per le imprese oltre che nella vendita e nel noleggio di stampanti e fotocopiatrici professionali.
Nel ruolo di partner di PecOrganizer, alla nostra clientela possiamo offrire un efficiente servizio di gestione delle Mail PEC.
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