Print Management: la soluzione per ottimizzare la gestione documentale in azienda
Sono davvero numerose le imprese che per far fronte alla loro gestione documentale interna hanno la prassi di stampare in grandi quantitativi. Al di là dell’impatto che questa abitudine può avere da un punto di vista ambientale, produrre un numero eccessivo di stampe equivale a ritrovarsi con una moltitudine di documenti sparsi e con informazioni che possono finire alla mercé di chiunque, con tutti i rischi correlati, primo tra tutti la diffusione di dati che andrebbero invece tutelati con la massima attenzione.
Per intervenire in maniera proattiva, in modo tale da mettere al sicuro le informazioni aziendali riuscendo nel contempo a risparmiare e a rendere la gestione documentale più efficiente, è tuttavia possibile adottare un efficace sistema di Print Management. Nei prossimi paragrafi scopriremo di cosa si tratta e che tipo di vantaggi può offrire a un’impresa. Partiremo prima di ogni altra cosa da una breve definizione, cercando di capire che cos’è il Print Management. Addentriamoci a questo punto nel merito.
SOMMARIO:
Print Management: la soluzione per ottimizzare la gestione documentale in azienda
Cos’è il Print Management?
Cerchiamo prima di tutto di capire cos’è il Print Management, noto anche come “stampa gestita”. Con questo termine si fa riferimento a un approccio alternativo di gestione dei processi aziendali di stampa che permetta nel contempo di:
- ridurre inutili sprechi di carta e di toner;
- realizzare la messa in sicurezza dei dati e delle informazioni;
- effettuare un controllo dei costi correlati al comparto stampa dell’impresa;
- avere un minore impatto sull’ambiente.
Generalmente alla base del Print Management c’è l’utilizzo di specifici software con funzionalità che rendono possibile un monitoraggio costante e diretto dei processi aziendali di stampa, così da ottimizzarli nel loro complesso. In questi casi, le funzioni di stampa e la gestione dei documenti vengono affidate a un fornitore esterno. Quest’ultimo, di fatto, si assume la responsabilità di occuparsi dell’intera infrastruttura di stampa aziendale, con l’obiettivo ultimo di raggiungere i risultati appena elencati.
Vantaggi del Print Management per la sicurezza dei processi di stampa
Quali sono i vantaggi del Print Management per un’impresa? L’azienda che decide di adottare un servizio di Print Management ha come primo importante beneficio quello di migliorare la gestione della sicurezza, mettendo al riparo i propri dati sensibili. Ciò avviene mediante la fruizione di specifiche tecnologie che, pur nella loro semplicità, risultano di estrema efficacia.
Una delle più valide si identifica nel cosiddetto Pull Printing, una funzionalità avanzata che consente di stampare documenti aziendali con la massima sicurezza in ogni fase di stampa. Con la tecnologia Pull Printing, infatti, i file inviati in stampa convogliano in una coda virtuale e vengono effettivamente stampanti solo nel momento in cui l’utente è pronto per il loro ritiro, dopo essersi identificato attraverso un sistema di riconoscimento che può essere un codice PIN, un tag RFID ma anche una Smart Card.
Una volta avvenuta l’identificazione, il documento lanciato in stampa viene processato e l’utente può ritirarlo nell’immediato evitando che resti abbandonato alla mercé di tutti per un certo lasso di tempo o, nel peggiore dei casi, dimenticato nella vaschetta di raccolta della stampante. Di fatto, quindi, il Pull Printing serve per evitare che un documento resti incustodito, mettendo a repentaglio informazioni aziendali preziose o sensibili. Come ulteriore plus, questa tecnologia favorisce il controllo dei costi correlati ai consumabili, quali carta e toner.
I servizi di Print Management propongono anche altre tecnologie per ottimizzare la gestione della sicurezza durante i processi di stampa. È il caso del Secure Printing, soluzione che si occupa di criptare i dati prima che vengano trasmessi alla stampante, in modo tale da renderli incodificabili nell’ipotesi in cui venissero intercettati da potenziali hacker o cyber criminali a vario titolo.
Controllo dei costi
I vantaggi del Print Management si spingono oltre la sola gestione della sicurezza. Grazie a questo servizio, l’azienda può mettere in atto un controllo dei costi puntuali dell’intero comparto stampa. Con il print Management, di fatto, l’impresa riesce a raggiungere obiettivi quali un utilizzo più efficiente della carta o un risparmio di tempo da parte dei dipendenti.
Sistema di controllo dei dispositivi
Grazie al Print Management, per l’azienda è possibile appoggiarsi a un efficace sistema di controllo di tutti i dispositivi di stampa che vengono mantenuti costantemente aggiornati sia dal punto di vista dell’hardware si da quello del software. Il servizio propone inoltre un’altra utilissima funzionalità che consente all’impresa di agire in maniera proattiva, evitando fermi macchina e inutili sprechi di tempo. Il sistema di controllo delle stampanti segnala infatti ogni eventuale malfunzionamento che può essere così gestito nell’immediato, riducendo i tempi di inattività ai minimi termini.
Flussi di lavoro ottimizzati
Chiunque si chieda come ottimizzare i processi aziendali di stampa con il Print Management, deve sapere che questa opportunità permette di migliorare i flussi di lavoro nel loro complesso. In concreto, il tutto si traduce nello stampare esclusivamente ciò che è davvero necessario e quando necessario, permettendo così di risparmiare somme ingenti a tutto beneficio del bilancio annuale.
Ecosostenibilità
Adottare un servizio di Print Management equivale a rendere la gestione documentale di un’impresa più sostenibile. I motivi sono facili da intuire:
- si risparmia carta;
- si producono meno rifiuti da smaltire poiché i toner delle stampanti durano molto più a lungo;
- si riduce l’uso di energia elettrica, diminuendo le emissioni di CO2 in atmosfera.
A chi affidarsi per adottare un servizio di Print Management
Come hai potuto appurare nel nostro articolo, i vantaggi del Print Management in termini di ottimizzazione dei processi di stampa aziendali sono tutti di un certo rilievo e possono aiutarti a fare la differenza, migliorando di fatto il tuo comparto stampa.
Se decidi di adottare un simile servizio per la tua impresa e non sai a quale fornitore rivolgerti, puoi affidarti agli esperti di AARON Technology.
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