Programma per archiviare documenti: la soluzione per un’impresa “full digital”
Siamo in piena epoca di digitalizzazione. Ora più che mai, sotto l’impatto della recente emergenza sanitaria che ha contribuito ad accelerare ulteriormente questo processo già in corso. Eppure sono molte le imprese che ancora mantengono i propri documenti aziendali in forma quasi completamente o esclusivamente cartacea.
Un simile approccio non favorisce di certo la fruibilità della documentazione e delle informazioni aziendali a tutti gli attori coinvolti nel processo operativo.
I limiti si evidenziano soprattutto quando si lavora in mobilità. Da remoto, lo scambio e la consultazione di file divengono per ovvi motivi più difficile, se i documenti in questione sono disponibili solo in forma cartacea.
Come si può porre rimedio a un simile ostacolo?
La soluzione ideale per ogni impresa che desideri restare al passo con i tempi, dimostrandosi innovativa e pienamente digitale, si può trovare nell’adozione di un programma per archiviare documenti.
Vediamo di cosa si tratta e che tipi di vantaggi può offrire a un’impresa.
SOMMARIO:
Programma per archiviare documenti: la soluzione per un’impresa “full digital”
- Che cosa si intende per Document Management
- Il ruolo dei software di gestione documentale nel lavoro agile
- Software per l’archiviazione dei documenti in formato digitale: i vantaggi
- Caratteristiche di un software di gestione documentale efficace
- Dove trovare il tuo programma per archiviare documenti aziendali
Che cosa si intende per Document Management
Per addentrarci in maniera più opportuna nel merito della conoscenza dei software di gestione documentale, cerchiamo innanzitutto di capire che cosa si intende per Document Management.
Con questo termine si fa riferimento a un sistema di gestione dei documenti per organizzare e per favorire la creazione collaborativa della documentazione all’interno delle imprese. Siamo di fronte a uno strumento fondamentale per supportare i processi aziendali, ottimizzandoli a livello operativo.
Il Document Management non si limita infatti alla sola dematerializzazione dei documenti cartacei e alla loro successiva conservazione digitale.
Un sistema del genere consente di gestire qualsiasi operazione svolta sui documenti aziendali in maniera informatizzata, aumentando così l’efficienza e la qualità del lavoro nell’impresa.
Il ruolo dei software di gestione documentale nel lavoro agile
In un momento storico in cui lo Smart Working è nel pieno del suo slancio ed è destinato a divenire una modalità operativa sempre più diffusa, i processi aziendali devono essere pronti a snellirsi e a velocizzarsi. In tal senso, la digitalizzazione rappresenta il vero punto di svolta.
Usare un software di gestione documentale si dimostra allora una delle strategie più efficaci che un’impresa possa adottare per sostenere e per facilitare il lavoro agile.
Digitalizzare non significa infatti limitarsi a convertire i documenti aziendali dal formato cartaceo a quello informatizzato. Significa anche tradurne i rispettivi contenuti a livello digitale, rendendoli così facilmente accessibili a qualsiasi utente, a prescindere da dove si trovi a operare.
Un programma per archiviare documenti e per gestirli in modalità digitale rappresenta quindi il plus indispensabile per porre in atto in maniera proattiva un nuovo approccio di business che fa del lavoro da remoto uno dei suoi punti di innovazione focali.
Software per l’archiviazione dei documenti in formato digitale: i vantaggi
Oltre a quelli già in parte citati, di quali ulteriori benefici può usufruire un’impresa che decide di adottare un programma per archiviare documenti in maniera digitale?
Certamente uno dei primi e più significativi vantaggi si trova nel taglio dei costi, grazie non solo a una riduzione dello spazio occupato per l’archiviazione dei documenti aziendali ma anche del consumo di carta.
La conservazione digitale permette all’impresa di guadagnare anche in termini di funzionalità. Se disponibili in modalità digitale, le informazioni aziendali diventano più facilmente accessibili.
Il Document Management permette d’altronde di creare un archivio unico centralizzato, facilmente fruibile da qualsiasi dipendente o collaboratore.
Nel ventaglio di vantaggi garantiti da un software per l’archiviazione dei documenti rientra anche l’elevato grado di rintracciabilità. Grazie alla conservazione digitale, un qualsiasi documento può essere rinvenuto in tempo reale, mediante una semplice ricerca informatizzata.
Questa semplificazione si traduce in una migliore gestione delle risorse lavorative che, avendo accesso immediato alle informazioni aziendali di più spiccato rilievo, possono così concentrarsi su altre attività.
Il tutto si realizza con il massimo livello di sicurezza sotto il profilo degli accessi e rendendo inoltre possibile il monitoraggio delle varie azioni realizzate sui documenti archiviati.
Caratteristiche di un software di gestione documentale efficace
L’attuale mercato offre svariate soluzioni per la gestione dei documenti in formato digitale. Qualsiasi impresa che miri a raggiungere il massimo livello sotto il profilo prestazionale, deve però dotarsi di un software in grado di offrire le migliori funzionalità disponibili per l’utenza business.
Nel ventaglio di proposte fruibili, M-FILES può essere considerato come un esempio di programma per archiviare documenti di notevole flessibilità. Ciò si deve innanzitutto al fatto che si tratta di un software multilingua e multipiattaforma, estremamente user friendly.
L’uso del programma può avvenire sia in modalità Cloud sia in modalità off-line, permettendo agli utenti le più svariate attività sui documenti aziendali: dalla semplice visualizzazione fino alla modifica. Qualsiasi attività svolta off-line sulla documentazione, con questo software di gestione documentale viene successivamente salvata grazie al sistema di sincronizzazione automatica, non appena viene riattivata la connessione.
Altra funzionalità interessante garantita da un programma per archiviare documenti come M-FILES, è l’integrazione perfetta con qualsiasi sistema informativo usato in azienda: dal CRM all’ERP.
Come ulteriore plus, il software supporta tanto la firma elettronica quanto la firma digitale. Chi lavora all’interno di un’impresa sa bene che la firma elettronica e la firma digitale sono due strumenti di sottoscrizione informatica sempre più utilizzati in ambito professionale.
Negli ultimi mesi, in particolar modo, sotto la spinta dello Smart Working, la firma digitale ha conosciuto una vera escalation in termini di diffusione permettendo di concludere una serie di importanti operazioni da remoto, altrimenti rese impossibili dalla distanza fisica.
Si pensi ad esempio alla firma di contratti o dei verbali per l’approvazione dei bilanci aziendali. In materia di documenti informatici, la firma digitale ha infatti la stessa validità legale della firma autografa.
M-FILES si configura quindi come uno strumento efficace per garantire la stessa business continuity di un’impresa, supportandola nelle parentesi di possibile criticità, proprio come è accaduto con l’emergenza sanitaria da Covid-19.
Dove trovare il tuo programma per archiviare documenti aziendali
AARON Technology è una realtà di Milano in grado di offrirti una soluzione avanzata per la gestione dei documenti aziendali come M-FILES.
Rivolgendoti alla nostra esperienza, sarai supportato nel migliore dei modi per trarre il massimo beneficio da questo software di ultima generazione, frutto della più efficiente tecnologia a disposizione delle imprese. In questo modo, potrai dotarti di uno strumento in più per fornire la spinta definitiva alla digitalizzazione dei tuoi processi aziendali.
Inoltre, noi di AARON Technology possiamo affiancarti come partner per la vendita o il noleggio di stampanti multifunzione di alcuni tra i migliori brand internazionali come Sharp, Brother, Epson e Kyocera.
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