Servizi di stampa gestita: che cosa sono e perché convengono
Il mondo professionale si fa sempre più complesso portando le imprese a intraprendere nuove strategie che permettano di ottimizzare la propria operatività interna, assicurando una serie di importanti vantaggi, a partire dal risparmio e dalla efficienza in termini di produttività.
Tra le più significative opportunità che si stanno progressivamente affermando a livello aziendale per raggiungere simili obiettivi, un ruolo di prim’ordine è occupato dai servizi di stampa gestita noti anche come Managed Print Services. Di questi servizi si parla molto, ma in taluni casi non si ha ancora una perfetta cognizione di cosa si intenda esattamente con essi.
Non tutti sono ben consci, tra l’altro, dei benefici reali che tali soluzioni possono garantire a un’impresa che decide di adottarle. Cerchiamo allora di chiarire che cosa sono i servizi di stampa gestiti e perché per un’azienda vale la pena valutarli come soluzione per migliorare il rispettivo flusso di lavoro e la propria gestione documentale.
SOMMARIO:
Servizi di stampa gestita: che cosa sono e perché convengono
Che cosa sono i Managed Print Services
In molte aziende buona parte del budget IT è utilizzato per le stampanti e per la correlata gestione documentale. Per poter ottimizzare tale processo, le imprese possono esternalizzarlo affidandosi ad appositi servizi di stampa gestiti.
L’ambiente di stampa aziendale viene cioè affidato a un fornitore che si occupa di migliorare il workflow, della gestione documentale nel suo complesso e della manutenzione del parco stampanti, garantendo all’impresa un cospicuo risparmio oltre che la massima funzionalità.
Usati da circa un ventennio nelle grandi Corporation, oggigiorno, grazie agli sviluppi tecnologici, i Managed Print Services sono a disposizione di tutte le aziende a prescindere dalle loro dimensioni, consentendo la gestione in outsourcing di un parco stampanti di qualsiasi entità numerica.
La stampa gestita può infatti essere adottata anche in presenza di una sola macchina.
Come funziona la stampa gestita
Quando un’impresa decide di affidarsi a dei Managed Print Services per la gestione del proprio parco stampanti, il primo passo consiste in una valutazione degli specifici requisiti da parte del fornitore prescelto. Il passo successivo risiede in genere nella sostituzione parziale o totale dell’hardware esistente.
A partire da quel momento, il fornitore di servizi di stampa gestita inizia a occuparsi della gestione del parco stampanti aziendale nella sua totalità, supervisionandolo e provvedendo alla manutenzione oltre che alla sostituzione delle varie componenti, inclusi i materiali di consumo.
Tra le sue mansioni, un fornitore di stampa gestita può dedicarsi anche al monitoraggio dell’uso da parte dei diversi utenti, offrendo consulenza mirata per ottimizzare l’esperienza degli stessi, in modo da migliorare il flusso di lavoro e da ridurre ulteriormente i costi di stampa dell’impresa.
Rispetto al noleggio operativo o al noleggio di stampanti basato su formule “costo copia”, i servizi di stampa gestita possono essere considerati come una evoluzione contrattuale indirizzata verso la totale esternalizzazione della gestione documentale di un’azienda.
A farsi carico dell’ambiente di stampa nella sua completezza è il fornitore che offre una consulenza ad ampio raggio per migliorare il flusso di lavoro interno dell’impresa, riducendo così i costi di stampa e di gestione dei documenti.
Riduzione dei costi di stampa
Un approccio come la stampa gestita offre una serie di importanti benefici alle aziende. Un primo vantaggio si ha nell’ottimizzazione dei materiali di consumo, cosa che permette di diminuire i costi di magazzino.
Con la stampa gestita è inoltre possibile agire su alcuni costi nascosti che in molti casi sfuggono al controllo, in modo tale da ridurli. È il caso, ad esempio, dei costi generati dalla perdita di documenti, dei costi relativi a documenti duplicati e di quelli per stampe errate che finiscono per essere cestinate.
Come ulteriore vantaggio, il controllo costante del parco stampanti da parte del fornitore consente di intercettare nell’immediato eventuali malfunzionamenti. L’intervento risolutivo può essere perciò effettuato tempestivamente, prima che si verifichino guasti e conseguenti blocchi del flusso di lavoro.
La stampa gestita rappresenta in tal senso un’efficace soluzione di Business Continuity che permette di diminuire i momenti di inattività e i costi derivanti.
I numeri parlano da sé. Si stima che con una corretta implementazione dei Managed Print Services le imprese riescano a risparmiare fino al 30% e oltre sui costi di stampa complessivi. Ma accanto al fattore strettamente economico, la stampa gestita offre altri significativi vantaggi.
Ulteriori vantaggi dei servizi di stampa gestita
L’attivazione di un contratto di stampa gestita permette a un’impresa di ridurre il proprio impatto ambientale, in un momento storico in cui occorre prestare la massima attenzione alla salvaguardia del pianeta.
I Managed Print Services consentono infatti di ottimizzare in maniera rilevante l’uso di carta, di energia elettrica oltre che dei materiali consumabili, evitando inutili quanto dannosi sprechi.
Altro vantaggio da non sottovalutare è quello della sicurezza.
Un servizio come la stampa gestita consente di avere un controllo totale sul proprio patrimonio documentale facendo sì che i documenti aziendali, con contenuti spesso riservati, non vadano persi o non finiscano in mani sbagliate.
I Managed Print Services garantiscono inoltre la massima efficienza sotto il profilo della sicurezza informatica.
Grazie alle innovative tecnologie di security adottate, l’intero ambiente di stampa viene attrezzato per evitare attacchi e intrusioni esterne, risultando così più protetto da possibili minacce che possono minare l’operatività aziendale.
Come abbiamo anticipato, i servizi di stampa gestita possono essere adottati anche su una singola stampante, cosa che favorisce qualsiasi tipo di attività professionale desiderosa di ottimizzare il proprio flusso di lavoro, riducendo sprechi e costi.
Tra i grandi marchi che hanno fatto dei Managed Print Services un approccio di eccellenza a supporto delle imprese emerge HP.
I servizi di stampa gestiti correlati al noto Brand sono appositamente progettati per sostenere la produttività e la redditività delle aziende, prevedendone i costi e ottimizzandone i livelli di sicurezza attraverso tecnologie di Printing Security basate su innovative tecnologie di autenticazione, crittografia e digitalizzazione.
Un simile approccio permette alle imprese di affrontare e di risolvere con efficienza ogni eventuale criticità presente nel proprio ambiente di stampa. Il tutto a favore della Business Continuity nel suo complesso.
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