Servizi di stampa gestita con il software PaperCut: i vantaggi per le imprese
Da alcuni anni a questa parte è in atto un’evoluzione sempre più evidente nell’ambito della stampa per le aziende. Al giorno d’oggi per abbattere i costi correlati alla propria gestione documentale, le imprese non solo hanno l’opportunità di optare per il noleggio di stampanti multifunzione ma possono anche esternalizzare il processo di stampa.
Come? Affidandosi a dei servizi di stampa gestita, specificatamente studiati per rendere i flussi documentali più efficaci e meno dispendiosi, mettendo a disposizione delle opzioni avanzate di cui le aziende non potrebbero altrimenti fruire nei loro contesti operativi.
Per i servizi di stampa gestita si utilizzano apposite soluzioni software che consentono di gestire in maniera ottimale le stampanti aziendali. È il caso del software PaperCut MF. Conosciamo alcuni dei vantaggi offerti dal programma.
SOMMARIO:
Servizi di stampa gestita con il software PaperCut: i vantaggi per le imprese
Che cos’è il software PaperCut MF
Il software PaperCut MF è una soluzione completa di Print Management che consente di avere il controllo e la gestione completa del parco stampanti, siano esse monofunzione o multifunzione.
Il sistema è adatto ad aziende e a organizzazioni di ogni dimensione, a prescindere dalla marca e dal modello di stampanti installate.
Il programma si installa direttamente sui Printer Server. Da questo punto di vista il vantaggio garantito rispetto ai servizi di stampa gestita risulta evidente.
Non è infatti necessario procedere con l’aggiunta o con la sostituzione dell’hardware esistente nell’impresa. L’impatto infrastrutturale è quindi praticamente pari a zero.
Vantaggi del software PaperCut MF: esempi pratici
Il software PaperCut MF aggiunge svariate funzionalità alle stampanti. Il tutto nella più completa sicurezza. Nello specifico, la soluzione:
- migliora la fruizione delle macchine da parte degli utenti;
- integra le stampanti in modo più efficiente ai sistemi di rete aziendali;
- facilita la gestione degli ospiti che si trovano a utilizzare le macchine.
I vantaggi che si possono trarre da una simile soluzione sono innumerevoli e coinvolgono l’impresa nel suo complesso. Vediamo alcuni esempi pratici.
Vantaggi per il reparto IT
Il software PaperCut MF facilita le attività del comparto IT aziendale perché, tra le sue varie funzioni:
- converte tutte le stampanti in rete in un’unica macchina virtuale;
- consente una gestione centralizzata dei permessi per le diverse funzionalità;
- permette di configurare la gestione delle quote stampa per utenti o per gruppi;
- si integra perfettamente ai più diffusi sistemi di autenticazione a partire dai PIN fino ai lettori biometrici e ai badge, garantendo un accesso di massima sicurezza.
Vantaggi per l’utente interno
Anche gli utenti interni si trovano facilitati grazie al software PaperCut MF. Gli utilizzatori hanno innanzitutto l’opportunità di decidere su quale macchina stampare a seconda di dove si trovano.
La stampa avviene sempre in massima sicurezza perché il materiale non viene emesso finché l’utente non giunge fisicamente in prossimità della macchina e non si autentica.
Una simile funzione permette così di evitare che il materiale resti incustodito o venga sottratto volontariamente o per errore da altre persone.
Altro vantaggio si ha nel fatto che il software PaperCut MF permette di richiamare i file del Cloud dell’utente direttamente dal display della stampante. Le stesse operazioni di scansione si dimostrano altrettanto user-friendly.
Vantaggi economici e ambientali
Nel ventaglio dei maggiori benefici offerti da una soluzione come il software PaperCut MF rientra il controllo dei costi relativi alle stampe, alle scansioni, alle copie e ai fax, mediante funzionali report che identificano gli utenti, gli uffici e i dipartimenti più o meno attenti a evitare sprechi.
Anche l’autenticazione preventiva da parte degli utenti consente di ridurre gli sprechi. Non vengono più inviate stampe doppie e il materiale non viene più dimenticato.
Se l’utente non si presenta alla macchina per il ritiro tramite autenticazione, il materiale non viene infatti mandato in stampa e, trascorso un determinato lasso di tempo, può essere persino eliminato in automatico dalla coda di stampa.
Il sistema prevede inoltre una stampa intelligente, inviando alert agli utenti così da sensibilizzarli a optare per la modalità in bianco e nero o per la stampa in fronte/retro.
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