Software per gestione PEC: la soluzione che rende la posta certificata efficiente
Come è ben noto ormai, la posta elettronica certificata, meglio nota come PEC, è uno strumento con valore legale che da alcuni anni a questa parte è divenuto obbligatorio per tutte le imprese e, in generale, per qualsiasi detentore di Partita IVA.
La gestione della mail PEC può risultare in molti casi onerosa, andando a sommarsi alle tante altre attività che si svolgono quotidianamente nei contesti professionali. La tecnologia viene però in aiuto agli utenti business attraverso una soluzione appositamente studiata per un uso facilitato della posta elettronica certificata.
Ci riferiamo al software per la gestione della PEC. Nei prossimi paragrafi del nostro articolo cercheremo di scoprire insieme di cosa si tratta e che tipo di utilità può offrire a chi per lavoro è costretto a utilizzare la PEC come strumento per parte delle sue comunicazioni istituzionali. Ma prima di addentrarci del merito di questa soluzione vedremo insieme una serie di consigli per impostare un sistema di gestione delle PEC aziendali che risulti davvero efficiente.
SOMMARIO:
Consigli per impostare un sistema di gestione delle PEC aziendali
Per qualsiasi impresa è molto importante imparare a utilizzare il servizio di posta elettronica certificata in maniera efficiente e organizzata. Spesso, in effetti, ci si dimentica che a differenza della comune e-mail, la PEC ha valore legale e per questo motivo deve essere utilizzata in maniera oculata, considerando anche che è necessario conservare a norma di legge la corrispondenza scambiata con questo strumento.
Nulla può essere insomma lasciato al caso. Per poter sfruttare al meglio le sue potenzialità, vediamo di seguito una serie di consigli per impostare un sistema di gestione delle PEC aziendali con tutte le attenzioni del caso.
Uso dei tag nella gestione della mail PEC
Stabilire un sistema di tag predefiniti all’interno dell’impresa costituisce uno dei migliori trucchi per una corretta gestione della mail PEC. I tag permettono di categorizzare con facilità i messaggi, in modo tale che chiunque acceda alla casella di posta elettronica sia in grado di contestualizzarli nell’immediato, prima ancora di procedere con la loro apertura. Un’accortezza semplice quanto efficace che consente di risparmiare tempo prezioso e di identificare con rapidità ogni messaggio.
Evitare che il messaggio di posta elettronica certificata sia inoltrato in maniera sommaria
In molti contesti aziendali c’è la prassi errata di inoltrare i messaggi di posta elettronica certificata tra colleghi. In concreto, questo comporta dei danni tanto nella gestione dei messaggi quanto nell’ingombro che si viene a creare nello spazio destinato alla casella di posta elettronica. In genere, questa problematica viene facilmente superata con l’uso di uno specifico software per lo smistamento automatico delle PEC.
Non tutte le imprese ne sono tuttavia dotate. In questi casi, un’abitudine comune è quella di nominare un delegato alla gestione della mail PEC a cui viene affidato il compito di smistare i diversi messaggi tra i colleghi. Oltre a causare una evidente perdita di tempo, con una simile modalità operativa si corre il rischio che i messaggi vengano trascurati, dimenticati o inviati alle persone sbagliate, con tutte le possibili conseguenze del caso.
Rendere autonomi i dipendenti nell’uso del servizio di posta elettronica certificata
Come abbiamo anticipato poc’anzi, capita con una certa frequenza che all’interno di una azienda sia identificata una persona (o, in taluni casi, più di una) delegata alla gestione del servizio di posta elettronica certificata.
Un simile procedimento complica di molto le cose, rallentando non solo le tempistiche di consegna ma aprendo anche la strada ad altre problematiche come il rischio che le mail siano inviate erroneamente al destinatario sbagliato.
Per di più, una modalità operativa di questo genere può essere soggetta a blocchi in caso di assenza per ferie o malattia del dipendente delegato.
Di fronte a tale contesto, l’alternativa consiste nel rendere tutti i dipendenti autonomi nella gestione della mail PEC. Tuttavia, decisamente più efficiente e valida resta l’adozione di uno specifico software per la gestione delle caselle PEC.
L’utilità di adottare un Software per gestione delle PEC
I suggerimenti che abbiamo fornito finora possono essere d’aiuto nella gestione della posta elettronica certificata. A ogni modo, la soluzione ideale per evitare ogni rischio e facilitare qualsiasi tipo di operazione correlata all’uso della PEC è quella di utilizzare un software gestionale specifico.
Come abbiamo potuto appurare, uno tra gli errori più comuni che si riscontrano nelle imprese quando si ha a che fare con l’uso della posta certificata si trova nella assegnazione e nella presa in carico dei vari messaggi.
L’adozione di software creati ad hoc permette non solo di realizzare lo smistamento automatico delle PEC ma anche di gestire in maniera ottimale altre operazioni correlate all’uso di questo strumento con valore legale.
Un programma di gestione specifico semplifica notevolmente la catena di gestione dei messaggi di posta certificata nel loro complesso. Se lo smistamento automatico delle PEC appare tra gli obiettivi principali, altrettanto utili si rivelano funzioni quali:
- la possibilità di effettuare invii multipli di messaggi e circolari;
- la possibilità di creare notifiche personalizzabili;
- il tracciamento di ogni operazione realizzata con la casella di posta elettronica certificata;
- la possibilità di conservare a norma di legge tutte le PEC inviate e ricevute.
Quelle appena elencate sono solo alcune delle molteplici funzionalità dei software per la gestione delle PEC. Per approfondire invitiamo a visitare la nostra pagina dedicata a PEC Organizer, a oggi uno tra i più efficienti software pensati per il corretto utilizzo della posta certificata.
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