Stampa con password: una soluzione funzionale e green
L’utilizzo di una stampante multifunzione è ormai una prassi all’ordine del giorno negli ambienti professionali dove più persone svolgono le loro mansioni contemporaneamente. Il motivo è facile da intuire: la versatilità di questi dispositivi. Infatti, come il nome stesso suggerisce, le multifunzioni racchiudono in un’unica macchina connessa in rete più funzioni, ovvero quella di stampante, di scanner, di fotocopiatrice e, in buona parte dei modelli, anche quella di fax.
Per un contesto operativo in cui la stampante multifunzione è utilizzata da più utenti si pone tuttavia un problema: gestire in maniera ottimale il flusso documentale che diviene per forza di cose molto corposo. Una soluzione per porre rimedio all’inghippo può essere allora quella di ricorrere alla stampa con password.
Quando si produce il caos intorno alla multifunzione
Quando una multifunzione viene utilizzata simultaneamente da più utenti si possono palesare diversi problemi. Tra i più significativi c’è sicuramente quello relativo alla privacy dei documenti processati. Può infatti accadere che una stampa contenente informazioni riservate vada a finire in mani sbagliate.
Se più utenti lanciano delle stampe contemporaneamente, può anche succedere che i documenti si incrocino e al momento del ritiro non si riesca a trovarli con facilità, determinando una inevitabile perdita di tempo. In definitiva, può venire a crearsi un certo caos sul lavoro che ruota intorno alla stampante.
Per evitare simili problematiche, nei casi in cui il dispositivo è accessibile da più postazioni, la soluzione pratica è in realtà più semplice del previsto. È sufficiente ricorrere alla stampa con password.
In genere, tutti i modelli di multifunzione di ultima generazione prevedono questa possibilità. Ogni singolo utente può inviare il proprio materiale in stampa. Al momento del ritiro fisico presso la macchina, l’utente può poi immettere la propria password o il proprio PIN, sbloccando di fatto il processo di stampa, così da riuscire a ritirare esclusivamente il rispettivo materiale, senza che questo finisca in mani sbagliate o vada perso.
Vantaggi di implementare la stampa con password
Questa modalità, nota anche come Pull Printing o tecnologia di “rilascio sicuro”, garantisce una migliore gestione dei processi di stampa, offrendo una serie di importanti vantaggi. Tra questi:
- evitare che documenti riservati vadano a finire in mani sbagliate;
- evitare che la documentazione inviata in stampa sia smarrita;
- evitare il fastidioso mescolarsi di pagine provenienti da diversi computer, mettendo la parola fine alla conseguente perdita di tempo per recuperare il materiale.
Ma cosa accade se un utente si dimentica di ritirare la documentazione inviata in stampa? Anche in questo caso, la tecnologia alla base della stampa con password è semplice quanto efficace. In concreto, il materiale processato resta in una coda virtuale che, trascorso un lasso di tempo prestabilito, prevede l’eliminazione automatica dei documenti non ritirati.
Non a caso, il Pull Printing viene considerato una modalità di stampa green, poiché aiuta a limitare gli sprechi di toner e di carta, con un chiaro beneficio in termini di salvaguardia ambientale.
Oltre a essere funzionale, quindi, la stampa con password supporta le imprese nelle loro policy a favore della sostenibilità in un momento storico in cui la tutela del nostro Pianeta risulta un obiettivo di cruciale importanza.