Strumenti per smart working: quali usare per lavorare meglio
Dotarsi dei migliori strumenti per lo smart working è fondamentale non solo per mantenere alte le prestazioni lavorative, ma anche per il benessere fisico e mentale di ogni dipendente.
Infatti, questo nuovo approccio, flessibile e decentralizzato, necessita di tecnologie all’avanguardia per raggiungere gli obiettivi. Per svolgere al meglio le mansioni da remoto, quindi, ogni smart worker ha bisogno di usare dispositivi sicuri, professionali e performanti che incidono positivamente sulla:
- Produttività, conciliando lavoro e sfera privata;
- Collaborazione con il team da remoto;
- Condivisione real time di progetti comuni e dell’avanzamento dei task.
Vediamo, quindi, cosa deve comprendere la postazione tecnologica da casa. In questo articolo, inoltre, faremo un approfondimento su:
- Che cos’è lo smart working;
- Come funziona lo smart working;
- Quali sono i vantaggi dello smart working;
- Quali sono i migliori strumenti e dispositivi per lo smart working.
Non resta che leggere.
Che cos’è lo smart working
Con il termine smart working si indica una modalità lavorativa agile, ossia la possibilità di poter svolgere le proprie mansioni in qualsiasi luogo in totale autonomia.
Lo smart working è flessibilità, responsabilità e orientamento ai risultati.
Per far sì che questa modalità lavorativa funzioni è importante dotarsi di tecnologie avanzate al fine di:
- migliorare la produttività,
- innovare,
- coinvolgere le persone e i gruppi di lavoro
- monitorare i processi di business.
Si tratta di un cambiamento complesso che richiede un uso strategico e sapiente dell’innovazione digitale, una buona considerazione dei propri obiettivi, priorità e peculiarità tecnologiche, culturali e manageriali. A fare la differenza digitale, infatti, sono la tecnologia e una buona collaborazione al proprio interno.
Qual è la normativa per lo smart working?
Una delle più efficaci definizioni arriva dall’Osservatorio del Politecnico di Milano, secondo cui lo smart working è “una filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
A disciplinare il tutto è la legge 81/2017. Tale normativa spiega, infatti, come è regolamentato lo smart working, definendone:
- Trattamento economico e normativo uguale al lavoratore in sede;
- Modalità di svolgimento delle mansioni da remoto;
- Uso degli strumenti tecnologici, nel rispetto del diritto per il lavoratore di disconnessione;
- Misure di conciliazione tra tempi di lavoro e vita privata;
- Modalità di controllo della postazione lavorativa da parte del datore.
Il tutto deve essere disciplinato da un accordo scritto tra le parti. Continua a leggere per saperne di più.
Come funziona lo smart working
Nell’accordo vengono stabilite le modalità di esecuzione delle mansioni dello smart worker: le fasi, i cicli e gli obiettivi sono organizzati e concordati, senza però vincoli di orario e luogo di svolgimento. Viene, comunque, stabilita la durata massima dell’orario di lavoro giornaliera e settimanale.
Il lavoro sta subendo delle trasformazioni, che si rispecchiano anche nei contratti e nelle tipologie. Spesso, però, si crea confusione nell’uso dei termini, ritenuti quasi dei sinonimi. In particolare, vogliamo soffermarci su quali differenze intercorrono tra smart working e lavoro agile o agile working.
Entrambi valorizzano la collaborazione tra il team, riconoscendo la diversità delle skill come plus per raggiungere gli obiettivi. Tuttavia, l’agile working prevede maggiori competenze in ambito tecnologico così da aggiornare le procedure e rendere più snelli i tempi per la realizzazione del progetto. Ciò, a differenza dello smart working, presuppone la:
- Creazione di squadre multidisciplinari non sempre decentralizzate;
- Visione affatto verticale del lavoro che scardina la tradizionale organizzazione aziendale.
Oltre alla flessibilità, quali sono i benefici dello smart working? Leggi il prossimo paragrafo.
I vantaggi dello Smart Working
In Italia, gli smart worker sono circa 4 milioni. Cifra che, trainata anche dai vantaggi di questa tipologia lavorativa, è destinata a crescere. Ecco i principali benefici:
- Risparmio e ottimizzazione di tempo e denaro;
- Abbattimento dei costi di spostamento/trasferta;
- Organizzazione autonoma del lavoro;
- Migliori performance produttive;
- Conciliazione tra vita professionale e privata.
Una flessibilità che dovrebbe soddisfare le esigenze personali del lavoratore e del datore, per un nuovo modello aziendale innovativo.
Ma c’è anche il rovescio della medaglia, tanto che diversi report si stanno concentrando sul rapporto tra smart working e salute mentale. Sì, perché laddove non si riesce a organizzare bene gli slot e i task – a causa anche delle varie distrazioni a casa – si rischia di cadere in un vortice per ultimare le consegne. Ciò influisce sul work-life balance, a discapito del tempo da dedicare a se stessi e alla famiglia. Molti lavoratori da casa lamentano, inoltre, la mancanza del contatto umano con i colleghi e la sedentarietà.
Dopo aver visto quali sono i vantaggi e gli svantaggi dello smart working, scopri quali dotazioni tecnologiche servono per lavorare bene da remoto.
Quali sono i principi dello smart working?
Per fare in modo che vi sia uno smart working efficace in azienda è necessario che si rispettino i cinque punti chiave, ossia:
- Efficace organizzazione interna dell’azienda
- Rispetto della normativa vigente
- Leadership efficiente
- Sicurezza sul lavoro
- Disponibilità, protezione e sicurezza a livello tecnologico
Dunque, se ti stai chiedendo come implementare lo smart working in azienda, è importante tenere a mente che è necessario:
- Avere disponibilità di strumenti e dati attraverso strumenti di elaborazione e connessione a Internet
- Utilizzare tecnologie moderne che siano in grado di poter trasformare l’intera organizzazione
- Disporre di una figura interna o esterna all’azienda che sviluppi e organizzi le attività di sicurezza in relazione ai dati e alle performance aziendali
- Accedere alle risorse in maniera protetta
Approfondiamo meglio cosa occorre per lo smart working, strumenti e dispositivi che possano migliorare l’efficienza e la produttività aziendale.
Quali sono i migliori strumenti e dispositivi per lo Smart Working
È bene attrezzare la postazione di casa con device all’avanguardia. Si tratta di soluzioni in grado di coniugare, ogni giorno, la produttività e il benessere psico-fisico di ogni lavoratore.
Ecco, quindi, gli strumenti efficaci per lavorare in smart working che l’azienda, solitamente, fornisce al proprio dipendente:
- Notebook compatti e performanti a cui è consigliato affiancare anche mouse ergonomici e wireless;
- Connessione a Internet veloce e stabile: è uno dei capisaldi del lavoro da casa. Senza un’ottima connessione, infatti, risulta difficile svolgere le mansioni e restare in contatto on line con il team;
- Smartphone per le chiamate di lavoro e messaggistica con colleghi e clienti, supportato da app idonee per rendere più immediata la comunicazione virtuale;
- Per la collaborazione on line, sono molto utili i software che, durante lo smart working, consentono di schedulare i task e confrontarsi sui progetti in comune con il team;
- Sistemi per conference call e presentazioni real time;
- Stampante multifunzione per non limitare la produttività dello smart worker e non rallentare i tempi di svolgimento delle attività lavorative;
- Per disporre di soluzioni aggiornate e della collaborazione a distanza con esperti nel caso di problemi e guasti, è necessario avere un efficace supporto IT.
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