Sistemi di archiviazione documentale e gestione mail PEC:
In tema di gestione dei processi documentali oggi il mercato offre una serie di soluzioni IT per aziende in grado di contribuire enormemente a semplificare e velocizzare il lavoro, riducendo anche le possibilità di errore e abbattendo i costi interni.
Una proposta in termini di soluzioni di gestione documentale il cui obiettivo è ottimizzare i processi e dunque la produttività e l’efficienza in azienda, oltre ad una garanzia di maggior sicurezza.
Le realtà che non si sono ancora adeguate rischiano dunque di rimanere indietro in un panorama caratterizzato sempre più dalla presenza di tecnologie avanzate.
Tali tecnologie sono alla base del ventaglio di soluzioni e strumenti che proponiamo qui da Aaron Technology, come i sistemi di archiviazione documentale M-Files o ancora PEC Organizer per la gestione di mail PEC, ideali per le esigenze tipiche dell’ambito professionale.
M-FILES: software per archiviazione documenti
M-Files è un software di archiviazione documentale, ossia un sistema di workflow management che si distingue da molte delle soluzioni IT per aziende sul mercato in quanto molto evoluto e integrabile senza problemi con tecnologie già esistenti, di conseguenza non presuppone la dotazione di particolari driver o altro.
A fronte di un investimento contenuto siete in grado di assicurare alla vostra azienda un notevole vantaggio competitivo grazie a processi più veloci ed efficaci. Sono infatti pochi i sistemi di archiviazione documentale multi-aziendale, multilingua e multipiattaforma in grado di coprire una così vasta gamma di funzionalità come quelle dell’innovativo M-FILES.
Dimenticate le raccolte inutili di informazioni e godetevi l’accesso rapido e semplificato all’intero archivio documentale digitale, da qualunque dispositivo collegato alla rete aziendale.
Soluzioni di gestione documentale M-Files
La facilità di utilizzo, la capacità intuitiva e la potenza proprie di questo software di archiviazione documenti ne fanno uno strumento realmente efficace per le esigenze di business.
Queste parole chiave descrivono alla perfezione l’intera famiglia di soluzioni di gestione documentale M-Files, costituita da tre proposte:
M-FILES DMS
Con M-Files DMS scegliete di dotarvi di un programma per archiviare documenti semplice da installare e soprattutto da utilizzare, grazie alla presenza di una piattaforma flessibile. Una tra le soluzioni di gestione documentale più efficienti ed affidabili per eliminare il problema della confusione generata dalle cartelle di documenti cartacei.
M-FILES QMS
Questa è la soluzione più adatta per attività in ambito industriale che presuppongono un alto contenuto normativo, dove poter contare su processi aziendali di elevata qualità è molto importante. Alcuni esempi sono le attività dell’industria farmaceutica, alimentare, del settore trasporti, o ancora organizzazioni collegate al settore farmaceutico.
M-FILES EAM
Grazie a questo strumento è possibile riunire tutti i dati aziendali in un’unica piattaforma centralizzata e collaborativa, scegliendo inoltre tra diverse modalità: versione On Premise, versione Cloud oppure Hybrid. In tal modo anche la connessione ad Internet non rappresenta più un problema e l’accesso ai dati e la condivisione degli stessi con colleghi e partner è garantita.
Funzionalità e vantaggi dei sistemi di
archiviazione documentale M-Files
Entriamo nel dettaglio delle funzionalità del software di archiviazione documentale M-Files, scoprendo tutti i vantaggi che può portare all’impresa:
SPAZIO CENTRALIZZATO E ACCESSIBILITÀ GARANTITA
Che l’utilizzo di M-Files sia in modalità cloud o offline, qualunque utente in mobilità è in grado di creare, modificare, archiviare file e cartelle o semplicemente visualizzarli in modo comodo e pratico, da un PC o da altro device.
Questo software di archiviazione documenti prevede infatti un sistema di sincronizzazione automatica nel momento in cui viene riattivata la connessione. La fruizione dei documenti è possibile tramite Applicazione oppure da browser, con la modalità Web Access.
L’operazione di ricerca dei documenti archiviati è semplificata grazie alla presenza di uno spazio centralizzato. In questo modo non c’è bisogno di ricordare il percorso di salvataggio del file né quale sia l’eventuale versione corretta.
IMPLEMENTAZIONE E INTEGRAZIONE SEMPLICI
M-Files, programma per archiviare documenti di semplice utilizzo e installazione, si integra perfettamente con qualunque sistema informativo aziendale (CRM, ERP, gestionale ecc.) e con tutte le applicazioni di Windows (Esplora Risorse, Office …), inoltre supporta il drag & drop.
L’installazione risulta rapida e intuitiva, senza necessità di risorse o costi eccessivi. M-Files prevede anche un backup automatico di tutti i dati già presenti.
Nessun comando particolare: doppio click, Apri, Salva, ecc. (in particolare per Office), oltre alle classiche notifiche via mail che favoriscono il lavoro di squadra. M-Files automatizza anche i processi di WorkFlow, quindi la gestione dei flussi documentali, monitorando i vari passaggi e individuando eventuali topic che necessitano di attenzione.
SICUREZZA e MODIFICA DOCUMENTI IN ARCHIVIO
Per garantire operazioni sicure anche in caso di modifiche è sufficiente effettuare il check out da M-Files e procedere agli aggiornamenti. Una volta terminati provvedere al check in e l’intera rete potrà visionare le modifiche apportate, proseguendo con altre operazioni.
La funzione di estrazione e ri-archiviazione dei documenti è sicura e non si rischia che cambiamenti in simultanea possano compromettere il lavoro. Le precedenti versioni sono conservate in automatico e ogni variazione è identificata (log delle modifiche: nome utente, data, ora e eventuali commenti) e tracciata.
M-Files gestisce anche in maniera automatica la funzione di disaster recovery.
FIRMA DIGITALE e IMPORTAZIONI DA FONTI ESTERNE
Per garantire il massimo delle performance il programma supporta la firma elettronica e digitale di documenti ed oggetti.
M-Files offre inoltre la possibilità di impostare eventuali collegamenti con diversi database esterni (ad esempio CRM, software gestionali ecc.). Una volta attivi, prevede importazioni in modalità automatica da ogni cartella, anche e-mail dal server di posta.
Si tratta a tutti gli effetti di un software di archiviazione documenti semplice da usare, che comporta una serie di vantaggi per l’azienda che sceglie di adottarlo. Tra i più importanti quello di assicurare una business continuity integrata, con performance migliorate ad esempio nelle funzioni di collaborazione – modifica simultanea controllata (tramite modalità Co-autore), annotazioni che non modificano il file originale (modalità Commenti) e molto altro.
Completa il quadro la gestione della qualità e della compliance, definita dai tracciamenti e dalla verifica relative alle operazioni sui documenti, e la questione relativa al GDPR.
PEC ORGANIZER: software per gestione caselle PEC
La PEC, Posta Elettronica Certificata, negli ultimi anni ha registrato una crescita esponenziale, tuttavia oggi la gestione della mail PEC all’interno delle aziende non è ancora trattata con l’importanza che merita.
Si riscontrano tentativi di condividere PEC tramite webmail e client di posta, senza risultati efficaci e al tempo stesso con molti problemi. Ciò che serve è un software di gestione delle caselle PEC, ossia una soluzione che permetta di conservare a dovere questo tipo di mail.
Si tratta infatti di strumenti che conferiscono valore legale alle comunicazioni elettroniche, di conseguenza è bene considerarli a tutti gli effetti parte integrante dei processi documentali di ogni azienda.
Tra le tante soluzioni di gestione documentale che poponiamo da Aaron Technology, PEC Organizer è quella ideale per far fronte a tali esigenze, grazie ad un pannello di gestione mail PEC estremamente efficiente tramite cui avere tutto sempre sotto controllo.
Funzionità e vantaggi del pannello di gestione mail PEC
La conservazione digitale a norma delle mail PEC è un aspetto di fondamentale importanza, tanto che la legge prevede regole precise per la loro corretta gestione. Da ciò la necessità per l’azienda di adottare gli strumenti corretti, come il software di gestione caselle PEC che proponiamo.
A seconda delle realtà lavorative e delle relative esigenze è possibile scegliere tra le seguenti soluzioni di gestione documentale:
- PEC Organizer versione Small business – adatta alle PMI
- PEC Organizer versione Professional – ideale per studi commercialisti
- PEC Organizer versione Enterprise – per organizzazioni che dispongono di tante caselle PEC
Analizziamo più in dettaglio come funziona PEC Organizer e i vantaggi che ne derivano:
GESTIONE MAIL PEC
Con questa soluzione è possibile provvedere, con un unico pannello, alla gestione integrata di tutte le mail PEC dell’azienda. Qualunque casella PEC, abbinata a qualsiasi provider, è comodamente configurabile grazie alle funzionalità di gestione multi account e gestione multi provider.
VANTAGGI:
- tutte le attività da un unico pannello di gestione mail PEC
- PEC e circolari spedite tramite modalità di invio multiplo
- gestione multi account e multi provider
- esiti delle PEC tracciati automaticamente
- notifiche personalizzabili
- grafica degli stati visualizzabile
SICUREZZA MAIL PEC
Questa soluzione è progettata con un obiettivo preciso: fornire un efficace supporto a qualsiasi IT Manager offrendo elevate garanzie di sicurezza nella gestione delle mail PEC. Ecco perché, per procedere all’autenticazione protetta, è necessario effettuare l’accesso tramite Active Directory o utenti stand alone.
VANTAGGI:
- utenti autenticati in modo sicuro
- accesso esclusivo agli utenti autorizzati
- log degli accessi visualizzabile
- log delle operazioni registrabile
ARCHIVIAZIONE MAIL PEC
Dal punto di vista organizzativo e di conservazione, con PEC Organizer ci si può godere i benefici di un’archiviazione dei messaggi centralizzata. Inoltre le caselle di posta hanno dimensione illimitata e sono presenti filtri e categorie per facilitare la ricerca delle PEC.
VANTAGGI:
- messaggi PEC archiviati in maniera automatica e centralizzata
- PEC ricevute archiviate in apposite cartelle
- possibilità di svolgere ricerche avanzate tramite strumento apposito
- conservazione sostitutiva PEC a norma
PEC SEMPLICE
Grazie a questo software di gestione caselle PEC, integrabile sia con software di altro tipo che con i gestionali di cui si serve l’azienda, è anche possibile personalizzare il processo di smistamento dei messaggi.
VANTAGGI:
- Messaggi PEC smistati secondo precise regole
- Messaggi e ricevute abbinati in maniera automatica
- Operazioni sempre tracciate e controllate
- Presenza di un’interfaccia grafica intuitiva
- Rubriche facilmente integrabili
- Web Services
INTEGRAZIONE CASELLE PEC
Tra le tante soluzioni IT per aziende, PEC Organizer per la gestione delle mail PEC si integra con il workflow aziendale e lo implementa. Il software è infatti in dialogo costante con i vari applicativi che la realtà utilizza, grazie in particolare alla funzionalità Web service.
Di conseguenza PEC Organizer risulta perfettamente adattabile ad ogni tipo di ufficio (es. personale, amministrativo, protocollo, produttivo…) e a qualunque esigenza di natura operativa: un applicativo completo e funzionale per qualsiasi azienda.